如何为你的企业聘请虚拟助理

作为一名企业主，你要做所有的行政工作:履行订单、回应客户、营销你的企业以及运行日常运营。ob欧宝娱乐app下载地址

虽然有创业的原因有很多但是，时间更少并不是其中之一。

这就是为什么虚拟助手应该是第一个“雇佣”的在线业务所有者，承担日常任务和流程涉及到他们的业务，这样他们就可以专注于发展它。

虚拟助理(VA)就像拥有一双额外的手，而无需雇佣全职员工的开销。如果你正在经历伴随成长而来的“好问题”(比如压力而且你的待办事项清单会更加单调乏味)，也许是时候雇一个虚拟助理来为你的一天腾出几个小时了。

在雇佣你的第一个虚拟助理时，要考虑这些问题

• 什么是虚拟助理(VA)，他们如何提供帮助?
• 什么时候应该雇佣虚拟助理?
• 一个虚拟助理要花多少钱?
• 哪里可以雇佣顶级虚拟助理?
• 如何雇佣你的第一个虚拟助理
• 如何与虚拟助理分割和征服你的工作日

什么是虚拟助理(VA)，他们如何提供帮助?

虚拟助理是一名高效的多面手，他们远程工作，执行委派给他们的任务或流程，比如回复邮件、安排社交媒体内容和输入数据，通常以固定的时薪或每月固定的小时数付费。

虚拟助理可以在世界上任何地方工作，管理多个客户端，通常在内容编写、记账或设计等领域胜任。

你可以雇佣一个虚拟助理做什么?

虚拟助理不会承担你的整个业务功能，而是拥有特定的流程或任务。例如，虚拟助理不会建立你的整个网站，但他们可以帮助你管理在线商店的部分内容。欧宝体育官网入口首页他们可能不会编写和管理你所有的内容，但他们可以帮助你进行研究或产品页面更新。以下是虚拟助手可以帮助完成的其他功能:

• 回复客户邮件，社交媒体评论和电话
• 执行社区管理比如审核Facebook广告的评论，或者监控Twitter的用户粘性机会
• 根据特定的标准建立博主/影响者扩展列表
• 为即将发布的内容研究统计数据和示例
• 处理订单和客户退货(你可以找到专门有Shopify经验的助理，或者指导他们如何遵循流程)
• 执行记账来自不同来源的职责或数据输入到单个电子表格中
• 在提供如何回答常见问题的脚本和指南时，拨打销售电话
• 为自己安排会议或预约
• 远程处理个人事务，如订购鲜花或在线礼物(一些虚拟助理服务允许他们代表你购买)

什么时候应该雇佣虚拟助理?

虽然虚拟助理不是永久雇员，但他们提供了一种可负担得起的持续帮助你运营企业的方式，而无需支付任何全职雇佣的额外费用(加上他们作为承包商的服务通常是可扣除的税款）.

在以下情况下，你可以考虑雇佣虚拟助理:

• 你工作在你的生意比在你的业务因为你的行政任务负担过重，你觉得任何有条理、有能力的人都可以在电脑上做得一样好。
• 你愿意每个月花100到3000多美元来买回你的时间，这取决于你需要的时间、时区和一个值得信任的专职VA所需的技能。
• 您已经知道了想要外包的特定重复任务和流程，例如客户服务(例如:你是一个内向的人)或记账
• 你最大的弱点是组织和管理。就行业而言，虚拟助理组织有序、效率高，同时也是许多个人创业者的“责任伙伴”，而他们的优势不在此。
• 你对公司的发展感到不知所措你是一个忙碌的父母，或者朝九晚五的工作，并在业余时间建立自己的事业。

由于虚拟助理是合同工而不是全职员工，所以雇佣他们多长时间取决于你自己。雇佣虚拟助理还有一个被低估的好处，那就是可以委派一些非业务事务。

当你的工作和个人生活特别忙的时候，你可以雇佣一个虚拟助理。以下是一些你可以委派的任务:

• 比较购买家具来布置你的新家

• 为有影响力的人制作详细的电子表格，包括Instagram账号、联系方式、受众规模和参与度

• 为一个性格测试做研究，并把它写在一个文件里

虚拟助理可以做你不喜欢的必要工作，并为你腾出精神空间(和时间)来处理你喜欢的工作(例如，商业战略)。

什么时候不应该雇佣虚拟助理?

请一个虚拟助理并不意味着有人会来接管你的业务，这样你就可以在海滩上享受每周4小时的工作。

在雇佣虚拟助理之前，了解执行要外包的任务或流程所需的步骤。你信任他们代表你的品牌，与客户交谈，甚至代表你付款，所以你需要教会他们如何做。

虚拟助理的工作不是为你设置系统，而是在你为他们设置的系统内执行。

如果有以下情况，就不要雇佣虚拟助理:

• 你没有准备清楚的指导方针、护栏和循序渐进的指导。否则，一个虚拟助理可能会花费你更多的时间，而不是他们节省你的时间，因为你需要微观管理他们的工作。
• 你需要专业的积极支持。一个退伍军人可能接触过不同的环境，但不一定在你的环境中有深刻的经验。如果这是你想要的，可以考虑雇佣一个专业的自由职业者。（Shopify专家比如，对Shopify生态系统了如指掌的自由职业者和机构。)
• 你没有时间在培训和反馈上投资。随着时间的推移，优秀的虚拟助理最终需要更少的监督。但无论他们有多少经验，他们都是开始一份新工作，需要入职。OB欧宝娱乐APP
• 你没有先考虑自动化就跳到外包。作为一般规则，如果您想要外包的流程可以表示为“如果这个特定的事件发生了，那么就执行那个特定的操作”，那么用它实现自动化可能更划算Shopify应用，Zapier，或其他内置软件自动化和集成。

在使用Shopify Flow进行外包之前进行自动化

Shopify Flow让您通过在Shopify商店中自动化特定的流程来消除重复的任务。你可以在Shopify或兼容的应用程序中选择一个触发器，选择一个要检查的变量(如特定的数字或标签)，然后在满足条件时执行一个操作。

Shopify Flow可用于Shopify高级和Shopify Plus计划，可以:

• 当库存不足时，通知供应商或特定的工作人员
• 向第二次下单的客户发送手写的感谢信
• 将订单信息添加到谷歌表或Asana板
• 根据场景创建分支逻辑来执行不同的工作流

安装Shopify流

一个虚拟助理要花多少钱?

虚拟助理的价格可以从每小时5美元到50美元以上，美国和专业的虚拟助理的成本高于海外和以管理为主的虚拟助理。许多按小时收费。一些费用每月聘金500至4000元或以上在规定的时间内。还有一些虚拟助理服务是按任务或项目收费的，这些服务每月可低至20美元。

在大多数情况下，按小时计费通常是最好的开始方式，特别是对于日常任务，所以您可以监视您的发票，以确保每小时的输出是一致的。

如果你是一个忙碌的，有经验的企业家，愿意支付更高的利率，你也可以雇佣一个行政助理,他可以作为您的得力助手，支持您的业务，同时也可以代表您处理广泛的业务和个人任务。

你雇佣虚拟助理所用的平台也会影响你管理这种关系所花的时间，除了价格之外，你还应该考虑这一点。

一些平台提供:

• 内置合同和保密协议
• 允许您的VA为您购买的门户
• 安全登录信息和文件共享
• 时间跟踪和报告功能
• 委托策略会议，帮助您将虚拟助理集成到您的业务中

哪里可以雇佣顶级虚拟助理

虽然你可以通过招聘公告栏的传统方式招聘虚拟助理，但现在也不乏虚拟助理市场、中介机构、技术支持的服务和独立承包商，它们可以根据你的价格和需求帮助你找到合适的人。ob欧宝娱乐app下载地址

下面是一些可以让你开始寻找虚拟助理的地方。OB欧宝娱乐APP

1.自由市场ob欧宝娱乐app下载地址

如果你心中有特定的需ob欧宝娱乐app下载地址求，并且不介意花额外的OB欧宝娱乐APP时间去培训他们，那么自由职业市场就是寻找一个专门的虚拟助理的好起点。

Upwork，大师，而且Fiverr都是很受欢迎的雇佣虚拟助理的自由职业市场，如ob欧宝娱乐app下载地址果你打算这样做，你可以优先考虑你的行业，或指定必要的技能作为搜索的一部分。

许多自由职业市场包括:ob欧宝娱乐app下载地址

• 确保质量和透明度的审查制度

• 共享文件和反馈的聊天功能

• 方便的发票和全球支付

• 他们之间有保密协议服务条款

• 通过代管服务支付，所以你只支付完成的工作

定价:每小时3到90美元(或更多)。

任务介绍:无论你需要做什么，你都可以在市场上搜索专门针对你的细分市场和需求的独立虚拟助理。ob欧宝娱乐app下载地址

最好的:有特定定价或技能的企业家，他们有时间面试、审查和手动任命虚拟助理。

2.时间等

时间等一个在美国的虚拟助理将企业和忙碌的专业人士连接起来，他在经营企业的许多方面都有经验。

该公司提供免费试用和退款保证，所以这是一个低风险的选择，以测试雇佣虚拟助理可以为你的业务做什么。

价格:OB欧宝娱乐APP每月310美元起，每月10小时。

任务介绍:时间等虚拟助理可以接管电子邮件管理，网站更新，数据输入，社交媒体管理，安排会议，写内容，发送发票和费用，以及个人任务。

最好的:那些希望在工作时间提供可控服务和可预测价格的美国虚拟助理的企业家。

3.翼

Wing是一个“产品化”的虚拟助理服务。该服务利用技术为用户提供更好的体验，具有工作流构建器、登录共享和项目管理板等功能。

你可以将任务添加到队列中，或者构建你想要移交的工作流，你可以通过他们的平台、电话、Slack或文本与你的虚拟助理沟通。

价格:OB欧宝娱乐APP每月600美元起，每月80小时。

任务介绍:Wing的虚拟助手将管理电子邮件、网站更新、数据输入和社交媒体管理，并发送发票和费用。

最好的:想要管理服务和可预测价格的美国虚拟虚拟机的企业家。

4.花哨的手

花哨的手是一种将任务委托给美国虚拟助理的低成本产品化服务。在基本的计划中，你不会得到一个专门的虚拟助理，而是得到一个固定数量的“请求”，相当于20分钟的工作，每个请求都可以转到未使用的请求。你也可以申请一个专用的VA，收费更高。

Fancy Hands是一款成本最低的虚拟助理服务，它可以让虚拟助理代你付款或打电话。

价格:OB欧宝娱乐APP5次请求每月17.99美元起(每月可滚动)。

任务介绍:Fancy Hands助手可以安排会议、协商电话账单、研究主题、执行数据输入和其他一次性任务(需要一个专门的VA来移交流程)。

最好的:委派个人任务和跑腿。

如何雇佣你的第一个虚拟助理

并非所有的虚拟现实都是一样的。和其他员工一样，你需要审查他们，首先要在工作描述中描述你的需求。OB欧宝娱乐APP

但在你写这些之前，确保你准备了正确的入职资源。

1.在你外包它之前记录你的过程

与退伍军人合作并不像在电话里解释你想要什么并希望他们能做好那么简单。如果您记录了整个过程，并为他们创建了遵循的指导方针，就可以确保错误更少，工作按您想要的方式完成。

如果它涉及到一个基本的例行程序，比如管理商店的各个方面，有很多有效的方法来记录这个过程:

• 使用织机用来记录你的屏幕和你自己点击的每一次点击。

• 可视化您的工作流程米罗，包括在不同的分支场景中该做什么或说什么。

• 创建一个小的资源中心或清单概念或谷歌驱动．

这不仅使您可以更容易地将某人加入到您的流程中，还可以让您仔细考虑需要与虚拟助理沟通的每一步。

对于客户服务、社交媒体管理和其他你的虚拟助理将直接与客户、合作伙伴或供应商打交道的任务，回顾你过去的回复，为每个场景创建脚本或“罐装回复”。考虑客户询问订单状态或想要退款的情况。

记住:你的外包目标是为自己创造更少的工作，而不是更多。

妮可·马丁斯费雷拉他说:“培训不应该仅仅是一个简单的文件，上面写着你要遵循的指导方针。通常情况下，虚拟助理需要你提供的所有信息，才能在几乎没有疏忽的情况下获得成功，这样他们就可以向客户提供服务，让他们对你的品牌产生积极的体验。”

2.写一份职位描述来吸引合适的虚拟助理

为了找到合适的虚拟助理，你需要写一份工作描述来吸引具有你所需要的技能和品质的人。这是寻找合适人选的过滤器，也是把你的需求写在纸上的有益练习。

一定要包括:

• 你的业务规模(例如，你通常获得多少销售/支持票)

• 过去的经历会让他们成功

• 语言要求(例如，如果他们将与美国的客户交流，“优秀的英语口语/书面”)

• 他们将为你执行的任务的具体清单

• 必需的和值得拥有的技能

• 你将提供的资源(例如，客户服务脚本)

• 潜在雇员可能会查找的相关关键词，比如“社交媒体管理”

在整个过程中考虑你使用的工具和平台是很重要的，因为找到一个有使用特定应用程序(如Zendesk, Hootsuite, Facebook)经验的虚拟助理要比从头开始教一个人容易得多。

您可以使用下面的虚拟助理职位描述示例，并根据您的目的进行调整。

3.雇佣你的虚拟助理

虽然你可以在传统的工作公告栏、论坛或社交网络上发布你的开放虚拟助理职位，但考虑一下使用专门为雇用这类承包商设计的平台所带来的优势。

相反，从上面提到的OB欧宝娱乐APP自由职业市场和虚拟助理服务提供商开始寻找。ob欧宝娱乐app下载地址

在Zoom或谷歌Hangouts上面试任何潜在的雇员，特别是如果你是通过市场找到他们的。ob欧宝娱乐app下载地址寻找过去客户的推荐信和其他能证明他们过去作为虚拟助理表现的迹象。

让你的虚拟助理融入到你的业务中，这样你就能了解他们擅长的地方，他们也能理解你的业务。如果你过快地信任虚拟助手，事情就会出问题。

费雷拉说:“在与客户支持虚拟助理共事时，我犯的最大错误是相信他们未经批准就在我们的社交媒体账户上发布内容。”

“有一次，他们发布了一个攻击性的表情包，如果我继续监督他们的工作，这个表情包可能会立即被拒绝。虽然你可能想给人们自主权，这样你就可以专注于其他优先事项，但你应该要么作为最终审批者，要么确保你提供的背景超越任务，进入细微差别，比如你的观众是怎么想的，以及你的细分领域的包容性。”

4.保护您的信息和帐户

一旦你雇佣了你的虚拟助理，建立了沟通渠道，培训他们并让他们走向成功;你需要确保他们能够有限地访问你的商店、社交账户或其他用于执行工作的内容。

如果你没有使用为安全登录共享而设计的虚拟助理服务，请使用密码管理器最后通过；免费计划允许你与其他用户(也就是你的虚拟助理)共享每个密码。

在Shopify商店中，您还可以根据需要执行的任务，将虚拟助理添加为具有特定权限的员工帐户。

你已经在使用的大多数工具可能只提供有限的与他人合作的权限:

• Facebook的页面管理器允许你分配特定的角色，这样虚拟助理就可以策划和发布内容。

• 客户服务工具允许您添加具有响应支持票证权限的新用户。

• PayPal商业账户允许你指定用户权限，这样虚拟助手就可以在不提供信用卡的情况下进行支付。

• Gmail有一个电子邮件委托功能，使您的VA可以看到和响应电子邮件代表您或在您的电子邮件地址。

由于虚拟助理与多个客户合作，有时与同一细分市场的竞争对手合作，让他们签一份协议是明智的保密协议。

毕竟，你不希望他们泄露你的秘密。许多自由职业市场和虚拟助理服务ob欧宝娱乐app下载地址都为你提供了这方面的服务，但在你把任何敏感信息交给你的虚拟助理之前，请仔细检查。

5.监视他们的表现，并随着时间的推移发展他们的角色

很难衡量你的虚拟助理应该以什么样的速度工作，或者他们每小时应该完成多少工作。这时就需要时间跟踪了。

许多虚拟助理都有系统，可以帮助他们跟踪时间，并在你的发票上报告，但也有时间跟踪工具，比如Toggl你可以探索。

虽然你希望你的助理工作时没有太多的监督，但定期与他们检查，看看是否有方法可以简化流程或改进他们的工作流程。

你甚至可能会发现你的虚拟助理找到了比你规定的更好的方法来完成任务，或者他们对你的业务非常熟悉，开始像全职员工一样提供建议。OB欧宝娱乐APP

一旦你的虚拟助理适应了他们的任务，你可以考虑扩展他们的角色，外包更多的流程，或者雇佣一个额外的虚拟助理来管理你业务的其他方面。

如何与虚拟助理(VA)分割和征服你的工作日

仔细想想，创业的目标并不是拥有一家企业，而是把它的一部分交给有能力的人，这样你的企业就可以在没有你全部注意力的情况下运行。

对于喜欢控制的企业家来说，外包可能会让他们觉得不自然。但这是成功的关键工作和生活的平衡．当你孤军奋战时，要做到这一点就更难了。

雇佣一个虚拟助理可以让你专注于最重要的事情——发展你的生意，花时间和家人在一起，或者只是给自己喘息的时间。

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