在计算机时代之前，书面备忘录实际上是工作场所的沟通方式。每当需要向大量员工发送通知时，就会在一张纸上写一份备忘录，复制一份，然后送到现实中的收件箱(办公桌上的托盘或小隔间邮箱)。
今天，企业仍然通过备忘录进行沟通，但电子邮件使这一过程无纸化。当你用电子邮件向多个员工发送公司最新消息时，你就是在写备忘录。
什么是备忘录?
备忘录或备忘录是一种书面信息，用于向一个工作场所的一群人传达重要信息。企业用备忘录来宣布一切，从办公室的小事情，比如通知员工咖啡机坏了，到公司的大新闻，比如宣布聘请新CEO。备忘录能让员工们保持一致，并有助于培养团队精神公司文化通过与工作场所的每个人分享信息来提高透明度。
备忘录通常很简洁——大约三到四个段落——用简单的语言书写。它被设计得很容易消化。备忘录的主要目的是分享信息——只有员工读了备忘录，沟通才有效。
备忘录的要素
备忘录可以包含许多公告，但所有清晰的备忘录都遵循标准备忘录格式，包含以下元素:
- 标题。备忘录的标题由发件人、收件人、主题行和日期组成。对于通过电子邮件发送的现代备忘录来说，其中许多组件已经内置。为了清楚起见，你可以选择在电子邮件的主题行中加入一个介绍性短语，通常用括号括起来并大写，这样可以清楚地表明，电子邮件备忘录不是普通的电子邮件。例如，你可以写这样的标题:“[所有办公室]对我们的狗友好办公室政策的修订。”
- 介绍。开头段落强调关键信息。它应该解释备忘录的目的，并明确为什么员工应该阅读它。在修改办公室政策的情况下，你可以这样写:“我们决定修改我们的狗友好办公室政策，以澄清我们将不再允许狗进入二楼。”
- 的身体。备忘的正文应该为引言中提供的信息提供上下文。如果引言陈述了一项新的公司政策，那么备忘录的主体部分可能会详细说明促使你做出决策的因素。狗狗政策备忘录的作者可能会用这个部分来解释，员工们一直担心办公室里的噪音，特别是狗叫声，所以需要一个完全禁止狗狗的区域。
- 行动项目。备忘录应该清楚地指出员工应该采取的任何行动或行为改变。使用项目符号或加粗的文本，让任何可能正在浏览邮件副本的人都能看到要做的事情。例如，您可以总结狗的政策变化，并将其格式化如下:
- 用皮带拴住你的狗。
- 不要让狗喝办公室饮水机里的水。
- 不要带着你的狗去二楼。
- 签收。备忘录以一个简短的结尾结尾，包括你的名字，并为任何后续问题提供资源。它可以预测并解决员工潜在的担忧——例如，你可以向团队保证，办公室厨房里仍然有狗粮。
如何用5步写备忘录
遵循以下步骤，掌握有效撰写商务备忘录的艺术。
1.决定你需要说什么
备忘录的目的包括你需要传达什么，为什么你的员工需要知道，以及这些信息会如何影响他们。你可以考虑写备忘录的原因包括新员工，介绍新产品线，或者应对政策变化。
2.确定你的目标受众
谁需要知道这些?如果这份备忘录是关于办公室运作的，或者是一个影响到每个人的政策更新，那么它可能应该传达给整个公司。如果是关于改变ob欧宝娱乐app下载地址营销预算，它应该只交给营销团队。ob欧宝娱乐app下载地址限制不必要的交流会增加读者——员工会明白他们收到的每一份备忘录都包含与他们相关的信息。
3.写一份清晰简洁的草稿
备忘录应遵循标准备忘录格式。第一段应该包含一个简短的介绍，一个主体段和一个结束语。记住，你的主要目标是让人们阅读你所写的内容，所以要保持备忘录简短，只包括必要的信息，以尽量减少浏览备忘录的人数。
备忘录有广泛的受众，所以一定要使用通俗易懂的文字。例如，你可以说“使用清晰、简单的语言”，而不是“通过避免重复的业务术语来避免混淆”。当你写草稿时，试着预测员工可能会有的任何问题或担忧，并在备忘录中解决这些问题。
4.校对或让同事帮你检查
备忘录应该易于阅读，没有错别字。校对你的备忘录，并使用拼写检查软件，如Grammarly或原生的Google Docs或Microsoft Word拼写检查，然后再定稿。如果备忘录中包含敏感或复杂的信息，比如宣布削减预算，那么最好要求额外的人来检查备忘录的准确性和语气。
5.发送并回答任何问题
一旦你仔细检查过，发送备忘录，并准备回答员工可能提出的任何问题。如果你宣布一项重大变动，员工可能会有后续问题——宣布削减预算可能会带来有关公司业绩或财务状况的问题。通过抽出时间来解决任何意见或担忧来保持良好的沟通。如果信息敏感，请咨询法律或人力资源寻求解答难题的建议。
写备忘录的6个技巧
有效的商务备忘录是清晰、简洁和专业的。试试这6个建议，确保你的内部沟通被阅读，你的员工被告知。
1.请注意，任何书面形式的东西都可能被公开分享
向员工更新信息可以帮助他们了解情况，并让他们觉得自己被纳入了公司，但这也为你的业务发展创造了一个书面记录。任何以书面形式分享的东西都有可能被公开传播，甚至可能出现在报纸的头版。记住这一点，如果你要分享敏感信息，如尚未发布的产品的更新或公司的负面进展报告，要格外小心你的备忘录的写作方式和披露的内容。
2.使其易于访问
避免使用一些员工可能不熟悉的正式语言或技术术语(包括财务和营销方面的缩写词，如EBITDA或TAM)。ob欧宝娱乐app下载地址备忘录有广泛的受众，所以每个收到备忘录的人都应该很容易理解。
3.保持简短
简洁是智慧的灵魂，也是备忘录写作的灵魂。保持你的备忘录简短，以增加员工完整阅读它的可能性。
4.写一个强有力的标题
用一个突出备忘录重要性的醒目标题来吸引读者的注意力。
5.包括相关的团队成员
只包括直接受备忘录内容影响的团队成员。
6.使用一致的备忘录格式
对你发送的每个备忘录使用相同的格式，但更改主题行和信息，将有助于员工将备忘录与普通电子邮件区分开来。考虑在你的电子邮件或文字处理软件中创建一个标准的备忘录模板，每次写新邮件时都使用它。
共享备忘录常见问题
备忘录和电子邮件有什么区别?
大多数备忘录是通过电子邮件发送的，但大多数电子邮件不是备忘录。备忘录是一份关于业务的书面声明，旨在向员工提供信息。在现代办公室里，备忘录通常是通过电子邮件分发的，这使它们成为这一大类通信的一个子集。另一方面，电子邮件是指在计算机上发送或接收的任何电子邮件。
备忘录需要签名吗?
不。备忘录应包括您的联系方式和其他相关方的联系方式，但不需要正式签名。
备忘录需要来源吗?
把你的备忘录当作主要文件。你不需要包括来源，但你可以链接到相关信息，如果这有助于你的员工更好地理解这个问题。
我怎样才能确保人们读到我的备忘录?
你可以通过写清楚、简短的备忘录来增加人们阅读你备忘录的可能性。标题应该抓住读者的注意力，突出备忘录的重要性。备忘录的主体应该简洁，使用简短的段落和口语化的语言。
备忘录应该用正式的语气写吗?
一份好的备忘录应该在听起来正式和听起来相关之间取得平衡。虽然备忘录是用专业的语气写的官方商务交流，表达了尊重，但它们也应该易于阅读。过于正式的写作会使主题复杂化，失去读者。