借贷并不是一个新概念。事实上，债务的概念——在未来欠某人的东西——甚至在货币出现之前就有了，已知最古老的债务系统可以追溯到公元前3500年左右。在这种制度下，苏美尔农民会用货物交换货物，或者，如果他们手头没有货物，就用货物的概念在未来的某个日期交货。换句话说，他们负债累累。
在现代商业世界中，债务记录在一个被称为应付账款的账户中。一旦货物交付，你就把欠下的金额记录在应付账款中，这笔款项一直保留到债务被支付为止。
跟踪应付账款对于评估公司当前的财务状况至关重要。它还有助于管理现金流，满足供应商的最后期限，确保财务报表的准确性，识别和消除不必要的费用，以及规划长期业务增长。
什么是应付账款(AP)?
应付账款(AP)是代表公司短期债务的账户。本质上，这个数字代表了一个企业欠别人的所有钱。这个账户列在资产负债表上，资产负债表是一个关键的财务报表，也是公司总分类账的一部分。
应付账款包括公用事业和设施费用、租金、许可证、未付款的供应商或承包商发票和其他每月费用。AP也被用作公司应付账款部门的简写，该部门负责管理公司所有未偿还的财务债务，将其记录在应付账款下的资产负债表上，并处理付款。
应付账款流程是如何运作的?
应付账款管理工作如下:
- 您的公司提交采购订单或与供应商签订合同。
- 货物或服务交付后，供应商向应付帐款部门提交发票。
- 应收款部门将供应商发票的金额记入应付账款的贷方。
- AP部门要求企业所有者、CFO或其他授权批准费用的方批准支付发票。
- 一旦收到批准，部门处理发票的付款，并将付款金额记入应付账款。
重要的是要注意应付账款通过将负债表示为正数来量化短期债务总额。这就解释了为什么当收到供应商发票时，应付账款被记入贷方(而不是借方)。应付账款余额为5000美元意味着你的公司欠债权人5000美元。负余额是不寻常的，这意味着你的公司为一件商品或服务多付了钱，并且欠了钱作为回报。
应付账款自动化软件
可以简化AP流程的管理应付账款自动化软件。该软件使用自动发票处理技术来读取和数字化供应商发票，将发票与采购订单相匹配，并将适当的金额记入应付账款。AP自动化消除了您或您的团队成员在此任务上投入时间的需要，并减少了人为错误的可能性。当收到批准并付款时，该软件将自动借记应付账款，保持您的资产负债表组织和最新。
AP自动化软件还可以生成其他财务报表，包括损益表和现金流量表。总之，这些报表提供了企业资金流动的记录:资产负债表提供了当前财务状况的快照，损益表(也称为损益表)显示了一段时间内的收益或损失，现金流量表记录了该期间资金流入和流出的情况。
应付帐款和应收帐款
在权责发生制会计方法下，应付账款与应收账款一起使用，以帮助企业管理现金流量，并提供公司整体流动性的清晰图景。
应付账款跟踪的是你的企业所欠的钱，应收账款跟踪客户或其他债务人欠你公司的钱。这两个账户都记录在公司的资产负债表上。应收帐款记录了客户在收到付款之前的赊购行为。一旦收到付款，您的会计团队将借记应收账款的付款金额，并将贷方应用到您的收入账户。
应付帐款与应付贸易帐款
虽然术语有时互换，但应付账款与应付贸易账款是不一样的。应付贸易款项代表商品和库存，例如，你用来缝制被子的织物或办公室打印机的碳粉。另一方面，应付账款是一个总称，指的是公司所有未偿债务。租金、公用事业费用、软件许可证和专业组织的会员资格都属于应付账款，但不属于应付贸易费用。
可以把这些看作是嵌套的账户——应付账款总额包括对其他公司的所有未偿债务，而应付贸易账款代表应付账款的子集，这些应付账款是为了交换库存项目而到期的。
最终的想法
跟踪应付账款有很多好处。知道你欠了多少钱(以及何时欠的)对企业主有帮助管理现金流并计划偿还所有未偿还的债务。你的AP部门(或应付账款自动化软件)也可以有策略地安排债务的支付时间，允许你在出于税收或业务相关原因而减少手头现金的情况下运营。