Puedesdiseñar el sitio webmás hermoso del mundo, pero nada hará que pierdas la confianza de un cliente más rápido que unproyectomal administrado.
罗s proyectos descontrolados, llenos decorrupción del alcance, con exceso de costos y falta de comunicación harán que el cliente pase un mal momento. Esta experiencia negativa no sólo disminuirá la probabilidad de ganar un trabajo adicional, también puede tener un impacto en tu marca personal comoconsultor de diseño o desarrollador. La mayoría de los consultores creativos se ganan el trabajo a través de referencias y los clientes quieren trabajar con personas en las que pueden confiar.
Para aquellosdiseñadoresque estánempezando como freelance,la gestión de proyectospuede ser territorio desconocido y hasta aterrador. Independientemente de tu experiencia, si quieres tener éxito es indispensable que te conviertas en un gestor de proyectos eficaz, especialmente cuando estás ejecutando por primera vez tu desarrollo o diseño de web.
Para ayudarte a llegar allí, en este post vamos a explorar cuatro tácticas que debes añadir a tuflujo de trabajodiario para convertirte en un director de proyectos confiable.
1. Obtener aportes del equipo desde el principio
La participación de tu equipo durante elproceso de planificaciónpuede hacer la diferencia entre un proyecto que va por buen camino y uno que se derrumba.
Tus colegas son parte importante de tus esfuerzos. Son los expertos a los que se les confía la mayor parte práctica del diseño, desarrollo y calidad de tu proyecto.
Sus habilidades y conocimientos ayudan a entender elalcance de tu proyecto, así como anticipar el nivel de esfuerzo necesario para completar las tareas individuales. Esta visión te ayudará a identificar la realidad con respecto a los requisitos y plazos, e incluso podrá guiarte mejor sobre las características u oportunidades que puedes perder.
Si lo haces bien con tu equipo, también serás capaz de confirmar que realmente tienen la capacidad para trabajar en el proyecto dentro de los plazos propuestos. Con frecuencia, los problemas con lascargas de trabajose deben a una mala comunicación interna, lo cual es más común con equipos grandes que tienen múltiples proyectos en marcha al mismo tiempo. Si este entorno de trabajo te suena familiar (o sientes que estás en un punto cercano), puede que sea momento de considerar la contratación de un gerente para controlar elflujo de trabajoque entra y sale de tu departamento creativo.
Todo esto suena bien, pero ¿cómo logras que tu equipo entre en el plan del proyecto? En lugar de invitar a tus compañeros a formar parte de la agenda, trata de anticipar el proceso de creación desde el comienzo. Habla con ellos acerca de las características propuestas, líneas del tiempo y el uso de los recursos para solicitar comentarios. Esta colaboración interna puede ayudarte a identificar conflictos potenciales con el plan propuesto y, al mismo tiempo, dará lugar a una programación más realista para tu equipo y que satisfaga las necesidades de tu cliente.
Una vez que tu equipo apruebe el plan, te sentirás confiado de presentarlo a tu cliente sabiendo que tus datos son más realistas. Esto te ahorrará tiempo en reuniones más adelante.
2. Monitorea el progreso regularmente
罗s planes del proyecto no están destinados a crearse y olvidarse. Son herramientas de pronóstico y organización, que permiten predecir el flujo del proyecto, en lugar de describir exactamente cómo se vería.
Al de cerca什么el progreso de tu proyecto, serás capaz de reducir los riesgos en la entrega debido a que puedes anticipar fácilmente las posibles desviaciones en el cronograma o costos extra. Esto también, te posicionará para cumplir con las promesas, incluso si esto significa modificar los plazos para adaptarse a los desafíos.
Con el fin de supervisar el plan del proyecto, primero necesitas crearlo. Sugiero, al menos,crear algún cronograma是pueda ser revisado。Asegurate de establecer等apas para hacer más sencillo el proceso de seguimiento. Las fechas clave serán la piedra angular de un plan efectivo y te darán un punto de referencia para evaluar el progreso de tu proyecto.
Aunque crear un cronograma de tareas es lo más natural, se volverá un documento valioso si se utiliza para realizar los entregables y definir los procesos. Los entregables son fáciles de verificar completos o incompletos, pero generalmente se basan en la realización de una actividad anterior. Este enfoque secuencial hace que el proceso de seguimiento sea más sencillo, así como permite predecir fácilmente los obstáculos.
Al mismo tiempo, te recomiendo realizar sesiones de retroalimentación del trabajo de forma periódica con tu equipo, y con el cliente en procesos clave. Esta comprobación te dará la oportunidad de comunicarte con ellos si surge algún problema que pueda afectar el progreso del proyecto.
3. Establece una comunicación transparente
La clave del éxito de la gestión de proyectos, y en la relación sana con el cliente, es la capacidad deestablecer una comunicación transparenteentre los colaboradores del proyecto y las partes interesadas.
Transparente significa dispuesto a compartir todas las actualizaciones del progreso con tu equipo y cliente, incluso cuando esos cambios no sean positivos. Tu equipo estará más coordinado si se mantiene al pendiente de los cambios en la dirección del proyecto o cuando se pierden procesos. Este enfoque de transparencia ayuda a reducir el riesgo de procesos ineficientes, reduce la posibilidad de duplicar esfuerzos, ygestionarlas expectativas del cliente.
Uno de las situaciones más obvias en donde la transparencia se vuelve valiosa es en las reuniones sobre el estado del proyecto. Estas reuniones tienen varios formatos, en persona, llamadas telefónicas, correos electrónicos, etc. El mejor formato para tu situación dependerá de tu acercamiento con el cliente y el nivel de avance del proyecto. Esto te dará una plataforma consistente para la comunicación con tu cliente, donde pueden mantenerse informados sobre el avance del proyecto y recordarles los próximos plazos. Cuando entregues actualizaciones, asegúrate de mantener la comunicación clara y concisa para que el mensaje principal no se pierda.
Además, las actualizaciones constantes son necesarias, debes informar a tus clientes cuando algo va mal, cuando algo se sale de sus solicitudes o simplemente para el mantenimiento general.
También puedes realizar reuniones para revisar el estado de proyecto y comunicarte con tu equipo. Programa revisiones periódicas o stand-ups con todos los involucrados en el proyecto. Estas sesiones de retroalimentación darán a cada uno la oportunidad de compartir conocimientos que ayuden a identificar los riesgos, anticipar los cambios en el cronograma y realizar el seguimiento de los próximos pasos para que todo siga avanzando sin problemas.
4. Abraza (y espera) el cambio
En un mundo perfecto, todos losproyectos webprogresan tal cual se proponen desde el inicio. Pero en la realidad, la incertidumbre y el cambio son parte de cada proyecto. Los entregables pueden atrasarse, las prioridades pueden ser ajustadas y los clientes pueden cambiar de opinión.
Incluso si estás trabajando con algo similar o has hecho algo parecido, esto no significa que tu plan deba ser copiado de ese proyecto anterior. Hay muchas variables que pueden cambiar en cada trabajo y nunca un cliente, marca o proyecto web serán iguales.
Es por eso que siempre debes dirigirte a un nuevo proyecto con anticipación y listo para abrazar las desviaciones del plan original. En lugar de asumir ciegamente que tus entregables permanecerán como se predijo, debes planear de forma proactiva los cambios mediante la adopción de unaestrategia de planificación interactiva.
Con una planificación interactiva, tu horario incluirá etapas más frecuentes que reflejen la entrega regular de algunoscomponentes del proyecto(por ejemplo, diseño de páginas individuales, estructuras, etc.), en lugar de esperar la finalización de las tareas grandes (como el sitio web completo). El éxito se puede medir a través de los avances de estos elementos individuales hacia sus etapas y, a su vez, este progreso se puede utilizar para modificar o alterar la programación según sea necesario.
Este estilo de planificación proporciona a las partes interesadas (clientes y miembros del equipo por igual) una mejor idea de la situación del proyecto, pues les da más oportunidades de detectar señales de alerta en el progreso. Además, obtienes el beneficio añadido de mostrarle al cliente que el trabajo en realidad se está terminando.
El éxito radica en una gestión eficaz
La gestión de proyectos no es el área de especialización de muchos. Independientemente de si disfrutas o no tener que llevarla a cabo, es parte vital de lagestión de una empresade diseño exitosa.
Cuando se aplican adecuadamente las tácticas de gestión mencionadas, puedes utilizarlas para mantener al equipo motivado, a los clientes informados y a los proyectos en marcha.
¿Cuáles son tus sugerencias para ejecutar proyectos web exitosos? Háznoslo saber en los comentarios.
Sobre el autor
西蒙es un amante del咖啡馆,fundador de una代理ia de estrategias digitales y estratega de contenido en Shopify Partners. Cuando no está ocupado en la sede de Shopify, probablemente podrás encontrarlo cenando en restaurantes o revisando las últimas tendencias de diseño.