工资是企业为员工完成的工作支付的总额。
这是工资管理的一部分:计算和支付工资的过程，申报税，并保持准确的工资记录。
管理工资对任何商店来说都是一项巨大的责任，从那些偶尔招聘帮手到那些追求增长的人。它可能很干燥，耗时，压力很大。
如果工资发放得当，就会一帆风顺，员工们会开心地按时拿到工资，企业也会纳税合规。但如果做得不好，员工就会不满意，错过最后期限的惩罚是巨大的，不遵守规定可能会对你的商店造成不利影响。
大公司有完整的部门负责工资发放，但小商店和兼职工作往往需要自己解决所有问题。
本指南将带您了解薪资设置，管理薪资的技巧，以及您可以选择的每个薪资系统的优点和缺点。
什么是工资单?
工资表是你在一段时间内为员工所做的工作支付的工资总额。发薪频率通常设置为每周、每两周/每月两次或每月。
但工资单不仅仅是支付准确的工资。你还需要:
- 收集员工数据
- 计算净工资
- 申报、预扣和纳税
- 遵守税法和劳动法
- 保持准确的记录
按时支付员工工资对于团队士气、工作完成、激励(如果你雇佣的是临时员工)以及留住员工(如果你在寻找长期员工的话)。
如何一步步建立工资表
下面是建立你的工资表需要完成的五个步骤:
- 登记雇主识别号码(EIN)
- 向员工收集w -4
- 建立工资表
- 代扣代缴税款
- 报税并提交员工w -2表
1.登记雇主识别号码(EIN)
你需要一个雇主识别号(EIN)来雇佣和支付员工。ein是唯一的号码，是社会安全号码的商业版本。
EIN也称为雇主税务ID或联邦税务识别号。你可以用它向国税局申报税收和其他相关信息。
在线申请是最简单和最快捷的方式登记阁下的EIN。您的信息将在在线会议期间进行验证，您将立即收到您的EIN。
或者，你也可以通过传真或邮寄填写好的表格来申请SS-4形式到正确的号码或地址．您将在四个工作日内通过传真收到您的EIN，或在四个星期内通过邮寄申请收到您的EIN。
2.向员工收集w -4
对于你雇佣的每一个员工，你必须收集他们的形式圆满填写完减免证明，也叫雇员扣缴证明。
每位雇员必须在受雇的第一天之前提交W-4表格。这个表格可以让你根据婚姻状况、受抚养人、其他工作或收入等因素预扣正确的联邦所得税扣除．
确保员工在表格上签字;如果没有，表单就无效。
您的员工可以在个人或财务状况发生变化时填写并重新提交新的W-4表格，国税局每年都会签发新的W-4表格。这两者都是员工每年检查W-4表格的很好的理由-请随意鼓励他们这样做。
3.建立工资表
工资计划指的是你的员工多久发一次工资。常见的工资表包括:
- 每周:每周一次(每年52张工资支票)
- 双周:每隔一周一次(每年26次工资单)
- 半月制:每月两次(每年24张工资支票)
- 每月:每月一次(每年12张工资支票)
没有联邦法律规定你应该多久给你的员工发一次工资，但是每个州都有自己的关于最低工资频率的法律。
例如，在亚利桑那州，你必须每隔16天(半月)支付员工工资，而俄勒冈州和北达科他州则要求至少每月支付一次。一定要检查州发薪日要求在定义工资表时。
关于最佳薪酬期对于你的商店，考虑以下三个因素:
- 成本和时间:每周最贵，每月最少。
- 员工偏好:小时工更喜欢每周工作，两周工作更受欢迎(美国大多数员工都是这样领工资的)，最不喜欢每月工作。
- 工资和会计后勤:每周最难，两周可能会复杂，而半月和每月是直接和简单的。
4.代扣代缴税款
你必须在每个工资期向你的员工扣缴就业税。你从每个员工身上扣缴的金额取决于他们的收入和W-4表格上的信息。
这些税收包括联邦所得税预扣税、社会保障税和医疗保险税。
这里有一些资源可以帮助你计算、预扣和支付正确的税款:
你也可以帮助你的员工了解他们的扣缴税款，鼓励他们使用预扣税估计师．
5.报税并提交员工w -2表
您将使用表格941提交季度联邦纳税申报单。这个表格可以让你报告从雇员那里扣缴的所得税、社会保障税或医疗保险税，以及雇主的部分。
表格941是不断更新的，所以总是参考国税局的指令在填写及存档表格前。
每年，你还需要向社会保障局提交员工W-2表格。目前，2021年表格的截止日期是2022年1月底，最准确的截止日期总是列在报税表的说明．SSA鼓励所有雇主以电子方式提交W-2表格，因为这有助于提高速度和准确性。
你还负责提交腰布返回(联邦失业税)。
记得关注你所在州和地方的税收法规，了解你在联邦税之外的义务和截止日期。
管理工资的技巧
现在你知道了如何设置工资表，下面是一些关键技巧，让管理起来很容易:
- 共享工资日历
- 维护员工和工资记录
- 了解最新的税法
- 指定一个工资经理
- 询问员工反馈
1.共享工资日历
工资日历是一种公共的、可共享的日历，它概述了工资周期、工资日期、工资卡到期日期、工资任务和假期。
这将帮助你的员工理解:
- 他们什么时候发工资
- 他们被支付的时间
- 工资日期可能延迟或变化(例如，由于公共假日)
- 他们提交考勤卡的截止日期
不要想当然地认为你的员工会知道这些日期。一项调查显示，不到一半的员工当雇主向他们解释工资单时，几乎同样多的人不明白工资单上的信息。
发工资的日期有什么不同呢?工资日历可以减少任何混乱(以及与员工之间询问信息的来回电子邮件)。
对你来说，工资日历会列出要做的关键任务，比如存入款项和填写纳税表格，这样你就可以每次都按时支付员工工资。
你的财务状况取决于你如何管理工资。用工资日历管理它，这样你就可以跟踪重要的日期、假期和照片。它还可以帮助你的员工确定截止日期和发薪日。与你的商店的主管和经理共享日历，这样他们就可以透明地与他们的团队共享。
2.维护员工和工资记录
当你为你的商店雇佣帮手时，你将为每个员工生成文件和记录，包括:
- 基本信息:员工姓名，地址，社会安全号，出生日期
- 纳税表格:W-4，州W-4，其他扣缴表格
- 招聘前记录:求职、面试记录
- 考勤记录:考勤卡;工作总时间(每天和每周)，休假时间，剩余休假时间
- 工资记录:工资率，日/周收入总额，加班收入，奖金和佣金，福利和扣除，贡献，费用报销，加薪文件，工资周期，工资存根
联邦法律规定你必须这么做保持工资记录三年，以及四年的工资税记录(如失业税)。有些文件，如退休收入和401(k)计划细节，你必须保存6年。
一定要查看你所在州的工资记录保存法律和要求，因为它们可能比联邦法律要长。例如，纽约州要求你保留6年的工资记录。
你可以保留工资记录的纸质副本，或将其电子存储在你的设备上或使用工资软件。在这两种情况下，确保员工和工资记录的安全是至关重要的，因为它们包含敏感的机密信息。
组织是关键——保持干净的工资记录是至关重要的。每次你都有很多事情要做(包括正确计算员工扣缴的税款)，而且你必须跟上美国国税局的季度报告。确保指定一个安全的地方存放4年的雇员I-9表格，w -2, w -4，新雇员表格，所有纳税表格的副本，并始终保存所有税收存款，时间表和工资单的日期和金额。不同的州在记录保存方面有不同的要求(即使是对已经被解雇的员工)，所以保持要求的最高水平，保持记录的干净和良好的维护将使审计工作顺利进行，这也将帮助你在问题出现之前发现问题。
3.了解最新的税法
工资的错误可能会让你付出数百甚至数千美元的罚款。你必须及时了解税法和要求，以确保你:
- 按时申报纳税
- 按照联邦和州法律处理工资
- 计算和支付正确的加班
- 保持完整准确的工资记录
一个挑战是如何跟上定期更新的法律。另一个是确保当你的商店扩张到不同的州时，你保持合规，远程招聘或者与全职员工和兼职承包商一起工作。
为了保持最新，定期检查与国税局的网站，你的州税务网站(例如:taxes.ca.gov加州和comptroller.texas.gov德克萨斯州)，以及税收中心来自德勤的那个．
4.指定一个工资经理
你的工资任务可能会超出你投入的时间和精力。这可能是因为你的员工从2个增加到20个，开了更多的店，或者只是把你现有的一家店和你已经服务的社区加倍。
在任何一种情况下，工资可能会变得有压力和压倒性。与其为此失眠，不如考虑任命一个工资经理。
如果你想让你的公司规模保持小，但又需要从你的盘子里卸下工资任务，这可以是一个现有员工或兼职自由职业者的混合角色。
如果你想扩大你的商店，需要更强大的工资支持，你可以雇佣一个全职的工资经理，一个外部会计，或一个工资服务。他们会比你做得更好更快——他们是专业人士，能跟上工资法规的步伐。
工资是复杂的，这就是为什么你应该组建你的工资班组。参与薪资流程的关键人员有:a)薪资供应商，b)会计师(或其他金融专业人士)，c)人力资源业务合作伙伴。一旦你组建了这个强大的薪酬团队，你就应该分而治之;每个人都将拥有这个过程的一部分，并帮助你管理和批准工资。
5.询问员工反馈
让你的工资单成为双向交流的渠道。不要假设你的员工完全理解工资是如何运作的(并且他们对此感到满意)，而是公开地询问他们的反馈和问题。
你可以这样问员工反馈:
- 你对使用或提交考勤卡有什么疑问或顾虑吗?
- 你想更好地了解你的工资单吗?
- 你对工资计划有什么建议吗?
- 我们的工资单日历是否清晰且易于浏览?里面少了什么吗?
你公司的每个人都受到工资的影响，所以每个人都可能想要参与。它将帮助你改善员工的薪酬。你可以使用问题和反馈来创建内部文件和faq，解释你的工资流程以及它是如何影响员工的。
如何选择工资系统
管理工资有几种方法:
- 手册/ DIY工资
- 工资软件
- 雇佣一名会计(内部或外部)
- 就业服务
每种都有优点和潜在的缺点——以下是你需要了解的。
1.手册/ DIY工资
对于那些把开店作为副业的人，以及没有增长和扩张计划的小店主来说，自己制作工资表通常是他们的首选。
这个工资系统意味着你，店主，手动收集所有文件，通过电话，传真或在线报税，存款，保存工资和雇佣记录。
优点
- 成本效益，因为你不需要为服务、工具或另一个人支付工资
- 大量的控制和洞察你的收入，现金流和工资支出
缺点
- 这很耗时(小企业主花费最多5个小时的工资每个发薪期)，甚至多雇佣一名员工都会给你已经很满的工作增加额外的任务
- 如果你没有及时纠正错误，你可能会犯错误并支付巨额罚款
- 了解最新的税收法律法规是你的责任
手动发工资是开始管理工资的好方法，但它需要大量的注意力、时间和精力来确保你OB欧宝娱乐APP保持合规。
2.工资软件
工资单软件是一个简化和自动化工资单的解决方案。
您仍然负责管理进入该工具的数据，但是工资软件允许您存储税务文件、归档和发送工资税、向员工支付定金等等，因此您不必手动操作。
当你有一个小团队时，DIY是可行的，但随着你的发展，它变得难以管理，不仅因为它耗时，而且它为错误提供了空间。这可能很危险。使用工资单软件可以让很多事情进入自动化模式，保护你的时间和业务免受诉讼和代价高昂的错误。这是一笔小小的额外开支，但从长远来看，它会为你节省时间，让你安心。
优点
- 你对数据、报告、文件、历史等等有很大的控制和洞察力
- 由于基于云计算，所有设备都可以轻松访问
- 价格实惠，许多选项的价格低于每月40美元
缺点
- 你仍然要为任何错误承担责任——工资软件提供商不会接管你的责任，比如报税、缴税、支付员工工资或保存记录
- 这可能是一个学习曲线，这取决于你所选择的平台
工资管理软件由衷的高兴提醒你何时发工资，让你跟踪时间并批准休假，通过通知你税法变化来帮助你保持合规，处理福利扣除等等。
供使用Shopify POS在美国，Shopify App Store中有很多应用程序可供选择，可以管理工资、日程安排和时间跟踪。以下是一些受欢迎的选择，排名不分先后:
3.雇佣一名会计(内部或外部)
你可以雇佣内部会计师或外部承包商为你准备账目，跟踪你的财务状况，管理你的工资。
如果你在公司内部招聘，这个人可以手动管理工资，也可以使用工资软件管理工资——这两种方法都可行，而且它们的优缺点仍然适用于管理工资的人。如果你雇佣了一个承包商会计师，他们会有自己的流程和设置来管理客户的工资。
优点
- 给你额外的时间和注意力，因为你将从你的待办事项中卸下数十个任务和提醒
- 消除你自己的压力和压力，随时了解最新的法律和处理工资
- 你将有一个人来解决有关财务、税务、合规、记录保存等所有问题
缺点
- 减少对文件和文件的控制
- 这可能代价高昂，还会扰乱你的现金流，尤其是如果你有一个全职员工的话
如果你选择了这个选项，一定要花足够的时间去寻找合适的人。向其他店主和企业家征求建议，查阅评论和经验，花时间确认这个人符合你的需求。
在联邦层面上，他们每犯一个错误就会让你损失近2000美元。让我们慢慢理解。在税收层面上，每个错误可能要支付300美元。如果他们晚存一天，就从你的基金里扣了3000美元。所以在你雇佣某人说，‘这只是一个简单的工作，我将支付最低工资’之前，确保你能负担得起罚款。
4.就业服务
薪资服务或薪资管理公司可以让你将他们的薪资管理外包给专业团队。他们计算你的工资，提交纳税报表，向员工支付存款，处理新员工，等等。
优点
- 你的盘子上没有压力，因为你有一个团队的人处理你的工资管理的每一个细节
- 为快速增长和变化、远程招聘和/或在不同州和国家经营商店的业务提供增强的帮助
缺点
- 一开始成本很高，随着OB欧宝娱乐APP公司的发展，需要更多的工资和合规支持，成本可能会更高
虽然他们可以为各种规模的企业服务，但由于他们提供的专业知识和支持的规模，工资服务通常最适合中型和大型商店。
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