数据完整性对于企业盈利至关重要。这就是为什么几乎每个企业都可以从维护某种形式的记录系统中受益。
在本指南中，您将了解什么是记录系统以及如何使用它，特别是在零售领域。
什么是记录系统?
记录系统是存放公司最重要数据的系统。这些数据通常是关键任务;这是你在做商业决策时需要的信息。
你们的记录系统是你们组织数据的真实来源。这是一个你可以永远信任的系统，它拥有最新、最准确的数据。
您的记录系统也往往是最难维护的。这要么是因为它容纳了大量数据，要么是因为数据很复杂，或者两者兼而有之。
记录系统vs.真相来源
需要注意的是，记录系统并不等同于事实来源。你的记录系统是储存你的数据的系统，而你的真相来源是数据本身。
如何使用你的记录系统
一旦你确定了你的记录系统，你可以做一些事情来使它更容易管理。
您可以做的第一件事是实现数据治理，即确保数据准确、一致和可访问的过程。
数据治理非常重要，因为它可以确保数据的可靠性。只有当你的数据是可靠的，你才能信任它为你的业务做出决定。
有几种不同的方法可以实现数据治理，但最基本的都与人员及其操作有关:谁可以使用什么信息、在什么时间、在什么情况下做什么。
记录系统的重要性
同样，你的记录系统是你数据的真实来源。这是一个你可以信任的系统，它总是拥有最新和最准确的数据。这就是为什么它是你生意中如此重要的一部分。它可以帮助你:
组织业务数据
记录系统根据系统中的数据类型及其完整性来组织业务数据。这是一种很好的方法，可以确保数据的准确性，同时保持数据的安全性，并提供做出关键业务决策所需的所有类型的数据。
使自动化
数据输入既耗时又容易出错。记录系统可以帮助您自动化数据输入过程，既提高了数据的准确性，又节省了时间。
增加了安全
当涉及到业务数据时，安全性总是首要考虑的问题。如果客户记录、财务数据、员工档案或类似的重要信息落入坏人之手，对你的公司来说可能是灾难性的。
这就是为什么记录系统如此重要的原因。如上所述，将所有业务数据保存在一个中心位置并采用正确的安全措施可以帮助您更好地保护其免受潜在威胁。
将所有的业务数据放在一个地方还可以帮助您跟踪谁可以访问这些数据以及他们正在使用这些数据做什么。它将使您能够快速识别任何潜在的安全漏洞，并采取措施解决它们。
监管合规
记录系统还可以帮助您遵守数据隐私法规，如GDPR和HIPAA。通过建立一个清晰且文件完备的数据管理系统，您可以确保并证明您的公司遵守所有适用的法律法规。这有助于将代价高昂的处罚或声誉损害的风险降至最低。
鼓励合作
当您使用一个事实来源时，您的业务中的所有相关利益相关者都可以提取和更新数据，您可以使您的业务更有效地运行并获得更好的结果。
代价高昂的错误减少了，您的组织能够跨部门进行清晰的沟通。
记录系统的类型
客户记录系统
今天的消费者期望个性化的全渠道体验。为了满足这种期望，零售商需要对他们的顾客有深刻的了解。他们需要知道他们的客户是谁，他们对什么感兴趣，以及如何最好地接触他们。
这些客户数据通常保存在客户关系管理(CRM)系统中。CRM系统是存放客户数据的记录系统，这些数据可以包括联系信息、购买历史和偏好。
客户记录系统为零售商提供了360度的客户视图。它帮助零售商个性化客户体验，提高客户忠诚度。
财务备案制度
财务记录系统是任何企业的重要组成部分。它提供了公司财务状况的完整和准确的图片，包括所有交易，在任何给定的时间点。
有许多不同类型的财务记录系统，但它们都有一个共同的目标:为企业提供他们需要的信息，以便对其财务做出明智的决策。正确的财务记录系统可以帮助企业节省资金，提高效率，做出更好的战略决策。
目前有几种不同类型的财务记录系统，包括:
- 总分类帐
- 应收账款
- 应付账款
- 预算和预测
IT记录系统
有许多不同类型的IT记录系统，每种都有自己的优点和缺点。您选择的系统类型应该基于您的业务需求。
最常见的资讯科技系统有:
- 关系数据库
- NoSQL数据库
- 数据仓库
- 数据的湖泊
操作记录系统
操作记录系统(OSR)是一种用于管理操作数据的软件，即经常变化的数据，用于支持业务操作。OSR系统通常用于具有实时或接近实时需求的企业，例如电子商务企业。
操作数据可以通过交易(如销售和采购订单)或其他事件(如客户服务电话或网站访问)生成。OSR系统以易于访问和分析的格式存储这些数据。这使得企业可以使用数据来改进他们的运营，做出更好的决策，并提供更好的客户服务。
人力资源档案系统
人力资源(HR)记录系统是用于管理员工数据的应用程序。人力资源系统以易于访问和分析的格式存储员工数据，这使得企业可以使用这些数据来改进运营，做出更好的决策，并提供更好的客户服务。
有几种类型的人力资源系统，但它们都具有一些共同的特性，例如处理大量员工数据、快速处理数据以及支持实时或近实时需求的能力。
ob欧宝娱乐app下载地址营销备案制度
营销ob欧宝娱乐app下载地址记录系统包含有关营销活动的数据。这些数据可以包括活动绩效数据、联系人列表和创意资产。
产品备案制度
在零售领域，产品数据通常存放在产品信息管理(PIM)系统中。PIM系统帮助零售商保持他们的产品数据准确和最新。它们还帮助零售商在记录交易、处理订单和跟踪产品库存时，确保系统中的错误最小化。
如何建立档案制度
决定哪个系统将作为您组织的记录系统是一个具有挑战性的决定。为了做出明智的选择，你需要考虑几个因素，包括:
- 要存储的数据类型
- 这些数据对你的业务有多重要
- 这些数据多久改变一次
- 这些数据是多么复杂啊
- 安全需求
让我们仔细看看审查过程的每个阶段。
1.确定用例
确定记录系统的用例，以及数据源，将有助于指导您的决策。例如，Salesforce是一个基于云的CRM系统，可以帮助组织管理客户数据，为许多组织提供记录系统。它易于使用，并且专门用于管理销售和客户关系流程。
其他组织可能更喜欢关注产品库存、销售或其他一些主要用例。无论用例是什么，重要的是要记住有几种不同类型的数据源，包括:
- 关系数据库
- 数据仓库
- 文件
- 数据的湖泊
确保数据源和记录系统之间的兼容性是关键。
2.确定数据类型
有两种类型的数据:结构化和非结构化。结构化数据是易于组织的数据，如客户联系信息或产品价格。非结构化数据是更难组织的数据，比如客户偏好或产品评论。
在决定使用哪个系统作为记录系统时，需要考虑要存储的数据类型。
3.理解人工输入
在零售业中，库存系统通常是记录系统。要理解如何集成手动输入，重要的是要理解如何管理库存.要成功地将人工输入集成到库存管理系统中，首先了解库存管理是很重要的。
库存可以手动管理，也可以通过自动化系统管理。如果库存是手动管理的，那么输入必须手动输入系统。这可以通过数据输入表单或条形码扫描器来完成。
另一方面，如果库存是通过自动化系统管理的，则可以通过条形码扫描仪或通过与POS系统的集成将输入输入系统。在这种情况下，重要的是要了解如何POS系统工作，以成功地整合人工输入。
4.购买软件
有了这些信息，您就可以更好地决定要使用什么软件来保护和管理最重要的业务数据。同样，这取决于你的需求。
例如,Shopify的POS库存管理解决方案是一个记录系统，非常适合管理实体库存以进行销售的企业。它可以实时跟踪库存水平，同时提醒您可以自定义的自动化低库存水平。
这只是记录软件解决方案系统所能做的一个例子。一旦加入到您的工作流程中，它是一种强大的方式，可以保持业务数据的流和新鲜度，无论它是什么。
用Shopify为你的商店建立一个记录系统
在一个越来越受数据驱动的世界里，如果没有一个健全的记录系统，零售企业就无法承担管理运营的费用。
幸运的是，市场上有很多选择可供选择。ob欧宝娱乐app下载地址软件即服务(SaaS)解决方案并不缺乏，这些解决方案针对特定的利基市场，旨在满足不同操作的独特需求。
