Órdenes de compra

Una orden de compra muestra los productos, precios y cantidades de un pedido que realiza un negocio a un proveedor.

Las órdenes de compra también ayudan a hacer seguimiento a detalles como conteos de inventario entrante, costos de inventario, términos de pago y tiempos estimados de llegada. Hacer seguimiento a esta información te ayuda a establecer las expectativas de los clientes sobre la disponibilidad de los artículos, y ayuda a tomar decisiones sobre reponer y trasladar el inventario entre sucursales.

Crear una orden de compra

Cuando creas una orden de compra, puedes guardarla como preliminar para editarla luego, o marcarla comoenviada. Después de marcar una orden de compra comoenviada, tu inventario entrante se actualiza para cada uno de los productos en la orden de compra.

Pasos

1. En tu panel de control de Shopify, ve aProductos>Órdenes de compra.
2. Haz clic enCrear orden de compra.
3. Selecciona el proveedor y el destino para la orden de compra. Si necesitas agregar un nuevo proveedor, consultaAgregar un proveedor. Si necesitas agregar una sucursal, consultaCrear y modificar sucursales.
4. En la secciónAgregar productos, introduce o selecciona los productos y variantes que deseas pedir al distribuidor y luego haz clic enAgregar.

5. Para cada producto, agrega la siguiente información:

   • quantity
   • SKU del distribuidor (opcional)
   • Costo de producto individual (opcional)
   • Cualquier porcentaje de impuesto (opcional)

6. Opcional: en la secciónInformación de envío, introduce lo siguiente:

   • Una fecha en el campoLlegada estimada
   • elnúmero de seguimientode ese envío
   • Laempresa de transporte. Esta se podría seleccionar automáticamente según el número de seguimiento que creaste, pero se puede ajustar manualmente.

7. Opcional: introduce la siguiente información en la secciónDetalles adicionales:

   • un número de referencia
   • una nota para el proveedor
   • cualquier etiqueta para la orden de compra

8. Haz clic enGuardar como borrador. Ahora, la orden de compra tiene un estado de borrador.

9. Para indicar que el distribuidor aprobó la orden de compra, haz clic enMarcar como pedida.

Agregar un proveedor

Después de agregar un proveedor, se muestran en el menú desplegableSeleccionar proveedor.

Pasos

1. En tu panel de control de Shopify, ve aProductos>Órdenes de compra.
2. Haz clic enCrear orden de compra.
3. En la secciónProveedor, haz clic en el menú desplegableSeleccionar proveedor.
4. Haz clic enCrear nuevo proveedor.
5. Introduce los detalles del proveedor y luego haz clic enGuardar.

Editar los detalles de un proveedor

Cuando editas los detalles de un proveedor en una orden de compra, los detalles del proveedor se actualizan en todas las órdenes de compras existentes.

Pasos

1. En tu panel de control de Shopify, ve aProductos>Órdenes de compra.
2. Haz clic enCrear orden de comprao haz clic en el nombre de una orden de compra existente.
3. En la secciónProveedor, haz clic en el menú desplegableSeleccionar proveedor, y luego selecciona el proveedor.
4. Haz clic enVer detalles.
5. Haz clic enEditar los detalles del proveedor.
6. Realiza el cambio en los detalles del proveedor, luego haz clic enGuardar.
7. Si creaste una nueva orden de compra, puedeseliminar la orden de compra preliminar.

Editar una orden de compra

Puedes editar la mayoría de los campos de una orden de compra en cualquier momento, incluso después de marcarla comopedida. No puedes eliminar un producto de una orden de compra de la que ya recibiste el inventario. No puedes cambiar el distribuidor o destino después de que una orden de compra se marcó comopedida.

Pasos

1. En tu panel de control de Shopify, ve aProductos>Órdenes de compra.
2. Haz clic en el nombre de la orden de compra.
3. Si marcaste la orden de compra comoenviada, haz clic enEditar.
4. Haz los cambios
5. Haz clic enGuardar.

Descarga una orden de compra como PDF

Puedes guardar tu orden de compra como PDF para entregar a tu proveedor.

Pasos

1. En tu panel de control de Shopify, ve aProductos>Órdenes de compra.
2. Haz clic en el nombre de la orden de compra.
3. En algunos estados o dispositivos, es posible que debas hacer clic enMás acciones.
4. Haz clic enExportar PDF.

Marcar inventario como recibido

Después de que recibas los productos físicos, puedes marcar el inventario como recibido en tu panel de control de Shopify. Esto actualiza tus niveles de inventario según lo recibido. Puedes marcar el inventario como recibido solo después de que una orden de compra se marque comoenviada.

Por ejemplo, supongamos que tenías10productos como inventario entrante. Si marcas5como recibidos, quedarán como inventario disponible en tu tienda, y aún quedarán5como inventario entrante.

Si recibes artículos dañados, puedes marcar el pedido como recibido parcialmente rechazando la cantidad de inventario que se dañó. Cualquier inventario rechazado se elimina del inventario entrante.

Pasos

1. En tu panel de control de Shopify, ve aProductos>Órdenes de compra.
2. Haz clic en el nombre de la orden de compra.
3. Haz clic enRecibir inventario.
4. Para cada producto, indica el inventario que se recibió y el que no se recibió.
5. Haz clic enGuardar.

Ajustar el inventario recibido

Puedes ajustar el inventario recibido o recibido parcialmente en una orden de compra. Por ejemplo, supongamos que recibiste inventario, pero luego encontraste que dos productos nunca se enviaron. Puedes actualizar el inventario con un número negativo, que ajusta los niveles de inventario y cambia el estado de la orden de compra arecibido parcialmente.

Por ejemplo, si recibes 10 productos pero descubres que falta uno, entonces marcarías-1en la columnaAceptadode ese producto.

Pasos

1. En tu panel de control de Shopify, ve aProductos>Órdenes de compra.
2. Haz clic en el nombre de la orden de compra.
3. Haz clic enRecibir inventario.
4. Junto a cada producto, introduce la cantidad de inventario que necesitas ajustar en la columnaAceptadooRechazado. Si necesitas reducir el número de inventario que recibiste, introduce un número negativo.
5. Haz clic enGuardar.

Gestionar órdenes de compra

Después de que hayas terminado con una orden de compra, hay diferentes acciones que puedes realizar según el estado actual de la orden:

• Si la orden de compra está marcada comoenviada, entonces puedescerrar la orden. Al cerrar una orden de compra antes de que hayas recibido completamente el inventario se elimina la cantidad de productos no recibidos de tu inventario entrante.
• Si la orden de compra sigue siendo una orden preliminar, puedeseliminar la orden de compra.

Eliminar una orden de compra

你能去eliminar una orden de compra mientras siguesiendo un borrador. Si una orden de compra está marcada comoPedida, debescerrarla.

Pasos

1. En tu panel de control de Shopify, ve aProductos>Órdenes de compra
2. Haz clic en el nombre de la orden de compra preliminar.
3. Haz clic enEliminar.
4. En el cuadro de diálogo de confirmación, haz clic enEliminar orden de compra.

Cerrar una orden de compra

Puedes cerrar cualquier orden de compra después de marcarla comoenviada. Si una orden de compra aún es preliminar, entonces debeseliminarla.

Pasos

1. En tu panel de control de Shopify, ve aProductos>Órdenes de compra.
2. Haz clic en el nombre de la orden de compra.
3. Haz clic enCerrar.

Calcular inventario

Sihabilitas a Shopify para que haga seguimiento del inventario, asegúrate de comprender cómo se hace el conteo y el seguimiento de los artículos cuando los recibes en una orden de compra. La cantidad de artículos entrantes varía en función de los que recibiste (independientemente de si los marcas comoAceptadosoRechazados).

Por ejemplo, supongamos que tienes una orden de compra de 10 artículos.

Si hiciste un pedido de 10 artículos, recibiste 7 de ellos, y marcaste 4 comoAceptadosy 3 comoRechazados, entonces habrán 3 artículos entrantes de ese producto. Esto se debe a que indicaste que aunque 3 de los artículos que se recibieron no fueron satisfactorios (los 3 que marcaste comoRechazados), recibiste 7 de los artículos que pediste.