很少有比这更迷人的景象了:一群幼儿园的孩子在人行道上拖着脚步，他们被一根颜色鲜艳的绳子拴住了，老师(明智地)指示他们每个人在不同的地方抓住绳子。同样是一群孩子，在看不到绳子的情况下，在街上自由地摇摆，这更容易产生焦虑——这也是“寻找五岁孩子”游戏的诀窍。
在这种情况下，你的商业账户就像幼儿园的孩子。它们成群结队地旅行，在遵循组织原则的情况下更容易监控，一旦丢失就会成为一个大问题。把你的会计表想象成幼儿园老师的系绳。如果使用得当，明细表可以使您的所有信息保持有序，使生成财务报表、评估公司的财务状况和制定增长计划变得容易。
什么是会计科目表?
会计科目表是公司总分类账中所有会计科目的清单。这些帐户按五种主要帐户类型分组:资产帐户、负债帐户、费用帐户、权益帐户和收入帐户。
帐户图表包括帐户名称、帐户类型和帐户编号。它还列出了出现该帐户的财务报表。资产账户、负债账户和权益账户是资产负债表上的账户，而费用账户和收入账户出现在损益表上。
大多数帐户图表在每个类别下包含多个帐户。你的公司可能有一个现金账户，一个单独的应收账款账户，还有一个房地产持有的第三个账户，这三个账户都被归类为资产账户。
资产负债表帐户
资产、负债和权益账户列在公司的资产负债表上，这是一份显示公司在特定时间点财务状况的报表。这里有一个概述，可能包括在每个公司的资产负债表帐户。
- 资产账户。现金、有价证券、应收帐款和存货都是资产账户。
- 负债账户。应付帐款、应付税款、应付工资和应计负债被归类为负债账户。
- 股本账户。普通股、留存股票、股息、留存收益和所有者资本都是权益账户的例子。
损益表帐户
损益表帐户包括费用帐户和收入帐户。损益表(或损益表)显示公司在特定报告期间的业绩。这些账户记录了在一段时间内赚了多少钱或损失了多少钱。
- Expense账户。费用帐户包括销售成本、营业费用、非营业费用、信用卡费用帐户和预付费用帐户等类别。
- 收入账户。收入账户包括销售收入、股息收入、出售资产的收益，以及企业要求的任何其他收入来源(如租金或版税收入)。
会计科目表是如何工作的?
会计科目表的主要功能之一是便于进行复式记帐，复式记帐是一种记录交易的系统，它为你所做的每笔交易都记录借方和贷方。
复式记帐法的一个关键原则是，任何帐户的贷方必须通过另一个帐户的借方来抵消。借方和贷方增加或减少特定账户类型余额的系统并不完全直观。资产和费用账户借记时增加，贷记时减少。收入、负债和权益账户贷记时增加，借记时减少。
这种借方和贷方系统的功能是支持复式记帐的中心方程式(资产=负债+权益），收入和支出最终净赚并转化为股本的地方。借方和贷方根据账户类型增加或减少账户余额的逻辑使这个等式保持平衡。例如，由已付发票产生的应收账款贷方将被现金借方抵消，从而减少应收账款余额并增加现金余额。换句话说，当贷方(或借方)时，遵循特定类型的帐户增加和减少的规则将有助于保持您的帐户表有序。
例如，假设你拥有一家鱼饵店，你向当地渔民出售价值75美元的鱼饵。首先，你要从你的现金账户中借75美元。资产账户在借记时增加，所以你的现金账户总额将增加75美元。然后你会记入收入账户75美元。收入账户被贷记时增加，被借记时减少，所以你的收入账户也会增加75美元。两个账户的余额都增加了——你赚了钱!复式记帐系统通过借方与贷方的抵消来保持平衡。
保持一个账目表可以让你、你的会计师或会计软件生成关键的财务报表，包括损益表(显示在一段时间内你赚了多少钱或损失了多少钱)、资产负债表(显示你当前的财务状况)和现金流量表(显示在报告期间你的业务资金流动情况)。
管理会计表的最佳实践
保持一个有组织的、用户友好的会计图表是操作复式会计系统的关键，遵循一些关键原则可以帮助你成功。最佳实践包括使用一致的命名系统，在可能的情况下合并帐户，以及战略性地定时删除不再需要的任何帐户。
在标记和命名帐户和子类别时保持一致
为你的账目表建立并遵循一个命名和标签系统，可以帮助你识别每个账户的用途，防止不同账户类型之间的混淆。
使用会计软件可以通过鼓励您按帐户类型归档个人帐户来简化这一过程。例如，您可能在“负债”下有一个标记为“信用卡运营费用”的帐户。
会计软件平台还经常包括一个账户的示例图表或一个模板，演示如何对常用的账户进行分类和标记。遵循模板可以消除建立命名系统的猜测，并使您更容易与会计师或财务顾问等第三方共享您的书籍。
尽可能合并账目
会计软件的美妙之处在于，它允许你拥有尽可能多的账户，以便准确地了解资金在你的企业中流动的方式。
然而，这种自由需要合理的判断:仅仅因为你可以对办公用品(模拟)、办公用品(数字)、办公用品(零食)和办公用品(饮料)有单独的账户，并不意味着你就应该这样做。这种级别的详细信息不太可能为您提供有用的信息，而且还增加了您在错误位置输入交易的可能性。
这是一个很好的经验法则，在每个财政年度结束时看看你的会计表，问问自己是否有任何账户可以合并或删除。
等到会计年度结束时再删除旧账户
如果你发现了冗余或过时的账户，你可能会想要通过快速删除或合并多个账户来清理你的账户表。抵制这种冲动——至少暂时抵制。等到财政年度结束时再删除、重命名或合并现有账户，可以简化你的纳税申报过程，防止你在一年中无意中隐瞒相关信息。
最终的想法
将你的思想集中在复式记账法上，这是一种由记账表促进的会计系统，可能需要一些时间。然而，一旦你把它记下来，用借方抵销贷方的冗余系统维护一个账目表，可以帮助确保你的记录是准确的。
一个有组织的账户表还可以将所有的财务信息保存在一个地方，使生成财务报表变得容易，并允许小企业主随时监控他们的财务状况和利润。