如何为你的企业雇佣一个虚拟助理

作为一个企业主，你要做所有的管理任务:填写订单、回复客户、营销你的业务以及日常运营。ob欧宝娱乐app下载地址

虽然有追求创业的理由有很多但在美国，时间更少并不是其中之一。

这就是为什么虚拟助手应该是第一个“雇佣”的在线企业主，让他们承担日常任务和经营业务的流程，这样他们就可以专注于发展它。

虚拟助理(VA)就像有一双额外的手，而不需要雇佣全职员工。如果你正在经历伴随成长而来的“好问题”(比如压力你的待办事项清单也会变得更加乏味)，也许是时候雇佣一个虚拟助手来为你的一天腾出几个小时了。

在雇佣你的第一个虚拟助理时，要考虑这些问题

• 什么是虚拟助理(VA)，他们如何提供帮助?
• 什么时候应该雇佣虚拟助理?
• 一个虚拟助理要多少钱?
• 到哪里去找顶级的虚拟助理?
• 如何雇佣你的第一个虚拟助理
• 如何和一个VA划分和征服你的工作日

什么是虚拟助理(VA)，他们如何提供帮助?

虚拟助理是一个高效的多面手，他们远程工作，执行委托给他们的任务或流程，例如回复电子邮件，安排社交媒体内容，输入数据，通常是固定的小时率或每月固定的小时数。

VA可以作为数字生活在世界任何地方，管理多个客户端，通常在内容写作、记账或设计等领域胜任。

你可以雇佣一个虚拟助理来做什么?

虚拟助理不会承担你业务的全部功能，而是拥有特定的流程或任务。例如，虚拟助理不会构建您的整个网站，但他们可以帮助您管理在线商店的部分内容。欧宝体育官网入口首页他们可能不会编写和管理你所有的内容，但他们可以帮助你进行研究或产品页面更新。以下是虚拟助手可以提供帮助的其他功能:

• 回复客户邮件、社交媒体评论和电话
• 执行社区管理比如审核Facebook广告上的评论，或者监控Twitter上的参与机会
• 根据特定的标准建立博主/影响者列表
• 为即将发布的内容研究统计数据和示例
• 处理来自客户的订单和退货(你可以找到有Shopify专门经验的助理，或指导他们如何遵循流程)
• 执行记账职责或来自不同来源的数据输入到一个电子表格中
• 在提供了如何回答常见问题的脚本和指导方针的情况下进行销售电话
• 为你安排会议或预约
• 做一些远程方便的个人事务，比如订购鲜花或在线礼物(一些虚拟助手服务可以让他们代表你购买)

什么时候应该雇佣虚拟助理?

虽然助理不是永久雇员，但他们提供了一种经济实惠的方式来持续帮助你经营业务，而不需要全职雇佣的任何额外费用(加上他们作为承包商的服务通常是可扣除的税款）.

在以下情况下，你可以考虑雇佣一个虚拟助理:

• 你工作在你的生意不仅仅是在你的业务因为你的管理任务负担过重，你觉得任何一个有组织、有能力的人都可以在电脑上做得一样好。
• 你愿意每个月花100到3000美元来买回你的时间这取决于你需要一个值得信赖的专职VA的工作时间、时区和技能。
• 您已经知道了想要外包的特定循环任务和流程，例如客户服务(例如:你是个内向的人)或簿记
• 你最大的弱点是组织和管理。从行业的角度来说，VAs是有组织、高效的，同时也是许多个人企业家的“责任伙伴”，而这些个体企业家的优势在于其他方面。
• 你对公司的发展感到不知所措你是一位忙碌的父母，或者朝九晚五的工作，并在业余时间创业。

由于虚拟助理是合同工而不是全职员工，所以雇佣多长时间取决于你自己。雇佣一名虚拟助理的一个被低估的好处是，她也有能力委派一些非商业事务。

当你的工作和个人生活特别繁忙的时候，你可以雇一个虚拟助理。以下是一些你可以委托他人完成的任务:

• 比较购买家具来布置你的新地方

• 为网红外展创建一个详细的电子表格，包括Instagram处理，联系信息，受众规模和参与率

• 做一个性格测试，并在一份文件中列出

虚拟助理可以做你不喜欢的必要工作，并为你腾出精神空间(和时间)来处理你喜欢的工作(即商业战略)。

什么时候不应该雇佣虚拟助理?

启用虚拟助理并不意味着会有人来接管你的业务，这样你就可以在海滩上享受每周4小时的工作。

在雇佣一个虚拟助理之前，了解执行你想外包的任务或流程所需的步骤。你信任他们代表你的品牌，与客户交谈，甚至代表你付款，所以你需要教会他们如何做。

虚拟助理的工作不是为你设置系统，而是在你为他们设置的系统中执行。

在以下情况下，不要雇佣虚拟助理:

• 你没有准备清楚的指导方针、护栏和一步一步的指示。否则，虚拟助理最终会花费你更多的时间，而不是节省你的时间，因为你需要对他们的工作进行微观管理。
• 你需要专业的积极支持。单个VA可能会接触不同的环境，但不一定有深入的经验。如果这是你想要的，可以考虑雇佣一个专业的自由职业者。（Shopify专家例如，自由职业者和代理商对Shopify的生态系统了如指掌。)
• 你没有时间在培训和反馈上投资。随着时间的推移，优秀的助理最终需要更少的监督。但无论他们有多少经验，他们都是在开始一份新工作，需要入职。OB欧宝娱乐APP
• 你在没有考虑自动化的情况下就直接选择了外包。作为一般规则，如果您想要外包的流程可以用“如果发生了这个特定的事件，那么就执行那个特定的操作”来表示，那么将其自动化可能更具成本效益Shopify应用，Zapier，或其他内置软件自动化和集成。

在你使用Shopify Flow外包之前自动化

Shopify Flow让您通过自动化Shopify商店中的特定流程来消除重复任务。你可以在Shopify或兼容的应用程序中选择一个触发器，选择一个变量来检查(比如一个特定的数字或标签)，然后在满足条件时执行一个操作。

Shopify Flow可在Shopify高级和Shopify Plus计划中使用，并且可以:

• 当库存不足时，通知你的供应商或特定的工作人员
• 给下第二次订单的顾客发一封手写的感谢信
• 添加订单信息到谷歌表或Asana板
• 创建分支逻辑，以根据场景执行不同的工作流

安装Shopify Flow

一个虚拟助理要多少钱?

虚拟助理的价格从每小时5到50多美元，美国和专业的虚拟助理的成本高于海外和以管理为重点的虚拟助理。许多公司按小时收费。有些收费每月订金500至4000美元或以上在一定的时间内。还有虚拟助理服务，按任务或项目收费——这些服务每月最低可达20美元。

在大多数情况下，以小时计费通常是最好的开始方式，特别是对于日常任务，所以你可以监控发票，以确保每小时的产出是一致的。

如果你是一个忙碌的企业家，愿意支付更高的利率，你也可以雇佣一个行政助理,他可以作为你的得力助手，支持你的业务，同时代表你处理各种各样的业务和个人任务。

你用来雇佣虚拟助理的平台也会影响你花在管理关系上的时间，除了价格之外，你还应该考虑这一点。

一些平台提供:

• 内置合同和保密协议(nda)
• 允许您的VA为您购买的门户
• 安全登录信息和文件共享
• 时间跟踪和报告功能
• 委托策略会议，帮助您将虚拟助理整合到您的业务中

到哪里去找顶级的虚拟助理

虽然你可以通过传统的招聘网站来招聘虚拟助理，但也不乏虚拟助理市场、代理机构、技术支持服务和独立承包商来帮助你根据你的价格和需求找到合适的人。ob欧宝娱乐app下载地址

这里有一些地方可以让你开始寻找一个虚拟助理。OB欧宝娱乐APP

1.自由市场ob欧宝娱乐app下载地址

如果你有特定的需求，ob欧宝娱乐app下载地址并且不介意花额外的时间OB欧宝娱乐APP在他们身上，自由职业市场是寻找一个专门的虚拟助理的一个很好的起点。

Upwork，大师，和Fiverr这些都是很受欢迎的雇佣虚拟助理的自由职业市场ob欧宝娱乐app下载地址，如果你选择这条路线，你可以优先考虑你的行业或指定基本技能作为搜索的一部分。

许多自由职业者市场包括:ob欧宝娱乐app下载地址

• 建立审核制度，确保质量和透明度

• 共享文件和反馈的聊天功能

• 易于开发票和全球支付

• 一份保密协议服务条款

• 通过托管服务支付，所以你只支付完成的工作

定价:每小时3到90美元(或更多)。

任务介绍:无论你需要做什么，你都可以在市场上搜索专门针对你的利基和需求的独立虚拟助理。ob欧宝娱乐app下载地址

最好的:有特定定价或技能的企业家，他们有时间面试、审查并手动配备一个虚拟助手。

2.时间等

时间等将企业和繁忙的专业人士与在经营企业的许多方面经验丰富的美国专职虚拟助理联系起来。

该公司提供免费试用和退款保证，所以雇佣虚拟助理对你的业务来说是一个低风险的测试选择。

价格:OB欧宝娱乐APP每月310美元起，每月10小时。

任务介绍:时间等虚拟助理可以接管电子邮件管理，网站更新，数据输入，社交媒体管理，安排会议，撰写内容，发送发票和费用，以及个人任务。

最好的:想要管理服务和可预测价格的企业家，他们可以在工作周内为一个负担得起的美国虚拟助理提供服务。

3.翼

Wing是一个“产品化”的虚拟助手服务。该服务使用技术为用户提供更好的体验，包括工作流构建器、登录共享和项目管理板等功能。

你可以将任务添加到队列中，或者构建你想要移交的工作流，你可以通过他们的平台、电话、Slack或文本与你的VA交流。

价格:OB欧宝娱乐APP每月600美元起薪，每月80小时。

任务介绍:Wing的虚拟助手将管理电子邮件、网站更新、数据输入和社交媒体管理，并发送发票和费用。

最好的:希望为可负担的美国VAs提供托管服务和可预测定价的企业家。

4.花哨的手

花哨的手是一种低成本的产品化服务，可以将任务委托给美国的虚拟助理。在基本计划中，你不会得到一个专门的虚拟助手，而是得到一组“请求”，这些“请求”相当于20分钟的工作，每个请求都可以转出未使用的请求。你也可以以更高的费用申请一个专门的VA。

Fancy Hands是成本最低的虚拟助理服务之一，它的功能包括虚拟助理可以代你付款或打电话。

价格:OB欧宝娱乐APP5次请求每月17.99美元起(按月滚动)。

任务介绍:Fancy Hands助手可以安排会议、协商电话账单、研究主题、执行数据输入以及执行其他一次性任务(需要专门的VA来移交流程)。

最好的:委派个人任务和跑腿。

如何雇佣你的第一个虚拟助理

并不是所有的va都一样。像其他员工一样，你需要审查他们，这从在工作描述中描述你的需求开始。OB欧宝娱乐APP

但在你写之前，确保你准备了正确的入职资源。

1.在外包之前记录你的过程

与VA一起工作并不像在电话里解释你想要什么并希望他们做得对那么简单。如果你记录整个过程并为他们创建指导方针，你可以确保更少的错误，并以你想要的方式完成工作。

如果它涉及到一个基本的例行程序，比如管理你的商店的各个方面，有许多有效的方法来记录这个过程:

• 使用织机记录你的屏幕和你自己做的每一次点击。

• 可视化您的工作流米罗，包括在不同的分支场景中做什么或说什么。

• 创建一个小型资源中心或清单概念或谷歌驱动。

这不仅可以让别人更容易加入你的流程，还可以让你仔细思考与虚拟助理沟通所需的每一步。

对于客户服务、社交媒体管理和其他VA将直接与客户、合作伙伴或供应商打交道的任务，查看您过去的回复，并为每个场景创建脚本或“罐装回复”。考虑这样的情况，比如客户询问订单的状态或想要退款。

记住:你的目标是为自己创造更少的工作，而不是更多。

妮可·马丁·费雷拉他说:“培训不应该只是一份简单的文件，上面写着要遵循的指导方针。通常情况下，虚拟助理需要你提供的所有背景信息，以便在几乎没有监督的情况下取得成功，这样他们就可以为你的客户提供服务，让他们对你的品牌产生积极的体验。”

2.写一份职位描述来吸引合适的虚拟助理

为了找到合适的虚拟助理，你需要写一份职位描述，以吸引具有你所需要的技能和品质的人。这是一个筛选器，可以帮助你找到合适的人，也可以帮助你把自己的需求写在纸上。

一定要包括:

• 您的业务规模(例如，您通常获得多少销售/支持票)

• 过去的经验会让他们成功

• 语言要求(例如，如果他们将与美国客户交流，“优秀的英语口语/写作”)

• 他们将为你执行的具体任务清单

• 必需的和值得拥有的技能

• 您将提供的资源(例如，客户服务脚本)

• 求职者可能会查找相关关键词，比如“社交媒体管理”

在整个过程中考虑你使用的工具和平台是很重要的，因为找到一个有使用某些应用(例如Zendesk, Hootsuite, Facebook)经验的VA比从头开始教别人要容易得多。

您可以使用下面的示例虚拟助理工作描述，并将其调整为适合您的目的。

3.雇佣你的虚拟助理

虽然你可以在传统的招聘公告板、论坛或社交网络上发布你的虚拟助理职位，但考虑一下使用专门为招聘此类承包商而设计的平台会给你带来哪些好处。

相反，你可以从上面OB欧宝娱乐APP提到的自由职业市场和虚拟助理服务提供商开始搜索。ob欧宝娱乐app下载地址

通过Zoom或谷歌Hangouts面试任何潜在的员工，特别是如果你是通过市场找到他们的。ob欧宝娱乐app下载地址寻找过去客户的推荐信，以及其他可以证明他们过去作为虚拟助理表现的迹象。

让你的VA慢慢了解你的业务，这样你就可以了解他们擅长什么，他们也能理解你的业务。如果你过快地信任虚拟助理，事情就会出问题。

费雷拉说:“在与虚拟助理合作提供客户支持时，我犯的最大错误是相信他们未经批准就在我们的社交媒体账户上发布内容。”

“有一次，他们发布了一个无礼的表情包，如果我继续监督他们的工作，这个表情包马上就会被拒绝。虽然你可能想给人们自主权，这样你就可以专注于其他优先事项，但你应该要么成为最终的审批人，要么确保你给出的背景超越任务，进入细微差别，比如你的受众是如何思考的，以及你的细分市场的包容性。”

4.保护您的信息和帐户

一旦你雇佣了你的虚拟助理，建立了沟通渠道，培训并为他们的成功做好准备;你需要确保你对你的商店、社交账户或任何他们将用于执行工作的东西给予有限的访问权限。

如果你没有使用为安全登录共享而设计的虚拟助手服务，可以使用密码管理器最后通过;免费计划允许您与其他用户(即您的VA)共享每个密码。

在Shopify商店中，您还可以将虚拟助理添加为员工帐户，并根据他们需要执行的任务具有特定的权限。

你已经在使用的大多数工具可能提供有限的与他人协作的权限:

• Facebook的页面管理器允许你分配特定的角色，这样虚拟助理就可以管理和发布内容。

• 客户服务工具允许您添加具有响应支持票据权限的新用户。

• PayPal商业账户允许你指定用户权限，这样虚拟助理就可以在不提供信用卡的情况下进行支付。

• Gmail有一个电子邮件委托功能，所以你的VA可以代表你或在你的电子邮件地址下查看和回复电子邮件。

由于虚拟助理与多个客户合作，有时与同一细分市场的竞争对手合作，明智的做法是让他们签一份保密协议。

毕竟，你不想让他们泄露你的秘密。许多自由职业市场和虚拟助理服务ob欧宝娱乐app下载地址都为你提供了这方面的服务，但在你把任何敏感信息交给虚拟助理之前，请仔细检查一下。

5.监控他们的表现，并随着时间的推移不断完善他们的角色

很难衡量你的虚拟助理的工作速度，或者他们每小时应该完成多少工作。这时就需要时间追踪了。

许多虚拟助理都有帮助他们跟踪时间并在发票上报告的系统，但也有时间跟踪工具，如Toggl你可以去探索。

当你希望你的VA在没有太多监督的情况下工作时，定期与他们检查，看看是否有方法可以简化流程或改进他们的工作流程。

你甚至可能会发现你的虚拟助理找到了比你规定的更好的方法来完成任务，或者他们已经非常熟悉你的业务，他们开始像全职员工一样提供建议。OB欧宝娱乐APP

一旦你的虚拟助理对他们的任务感到满意，你可能会考虑扩大他们的角色，外包更多的流程，或者雇佣额外的虚拟助理来管理你业务的其他方面。

如何用虚拟助理(VA)划分和征服你的工作日

仔细想想，创业的目标不是拥有一家企业，而是把一部分业务交给有能力的人，这样你的企业就可以在没有你全部注意力的情况下运行。

对于喜欢控制的企业家来说，外包可能会让他们觉得不自然。但这是成功的关键工作和生活的平衡。当你什么都靠自己的时候，做到这一点就更难了。

雇佣一个虚拟助理可以让你专注于最重要的事情——发展你的业务，与家人共度时光，或者只是让自己喘口气。

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