成長過程のビジネスを管理するにおいて、仕事を効率化して、生産性を維持することはとても重要です。
ビジネスオーナーやチームリーダーの方々は、顧客からの問い合わせメールへの返答をはじめ、ショップ詳細の更新や商品の販売促進に至るまで、常にさまざまな課題に翻弄されているのではないでしょうか。ビジネスに劇的な変化をもたらすような有意義な時間の使い方をするために、何にフォーカスしたら良いのかを見定めるのは容易なことではありません。
「モチベーションを上げる名言集」のようなコンテンツは,一日を乗り越えるために行動を喚起するには役立ちます。しかしこれは長期にわたり効率的に物事を達成するためのものではありません。一方で、「仕事効率化向上アプリ」は、大切なタスクに時間を割くよう促してくれるだけでなく、不必要なものを省き、時間と労力を費やす価値のない作業を自動化してくれます。アプリ導入を検討されている方のために、ここでは有効な19の生産性向上サービスを厳選し、二種類のリストにまとめました。一つ目は起業家向け仕事効率化アプリ11選、そして二つ目はビジネス向け生産性向上アプリ8選です。紹介しているそれぞれのサービスは、2020年にかけてビジネスやチームが生産性を強化するためにきっと役立つでしょう。しかも嬉しいことに、それらのアプリは無料で提供されているものばかりです。
起業家向け仕事効率化アプリ11選
全社的に生産性を高めたいとお考えなら、まず自分自身の時間効率を改善することから始めるのが得策です。自身の時間を賢く管理できていなければ、恐らく他のチームメンバーの妨げにもなっていると考えられるからです。
こちらで紹介する11の起業家向け仕事効率化アプリを使用することで、作業の支障になるものを最小限に抑え、時間を賢く管理し、そして常に最重要な「ToDo（やること）」に取り組むよう心がけてください。
1.RescueTime
時間管理に最適な無料生産性アプリ
RescueTimeは、異なる種類の作業にどのくらい時間を費やしているかをトラッキングし、計算してくれる時間管理用アプリです。
例えば,一日にSNSを眺めている時間は数分だけだと思っていませんか。挽救时间を使うと実際どのくらいの時間をかけて投稿画面をスクロールしているかがわかります。きっとその結果に驚き、SNSを見る時間を減らさなければと思うのではないでしょうか。
データを一つのアプリから他のアプリへカットアンドペーストするような、単純な作業を自動化したいとお考えの方もいるかもしれません。RescueTimeは、Zapierのような自動化ツールを導入することにより、どのくらいの時間を節約することができるかを教えてくれます。
長時間作業をしているのに仕事があまりはかどっていないと感じているようであれば、RescueTimeが時間を費やしすぎている作業や、効果の上がっていない作業を特定してくれます。そのようなタスクをスタッフに任せる、あるいは自動化することで、生産性への支障を回避することが可能になるのです。
2.StayFocusd
注意散漫になるのを回避するための無料の生産性向上アプリ
SNSやニュース、またその他のオンラインサイトなどで時間を無駄にしていると感じているようであれば、Google Chromeの拡張機能であるStayFocusdを使って、そのようなサイトへのアクセスを完全に遮断してしまうことをお勧めします。
StayFocusdで特定のウェブサイトで費やしたい時間を設定すれば、その時間をしっかりと管理してくれます。例えばTwitterの使用を一日10分に限定したい場合には、その通りにStayFocusdで設定します。Twitterを使用し始めてから10分が経過すると、StayFocusdがTwitterへのアクセスを遮断するという仕組みになっています。
また、特定の作業に集中する必要がある時には、StayFocusdでいかなるウェブサイト（もしくはGoogleドキュメントなどの必須ツール以外）へのアクセスを遮断するという最終手段もあります。「作業への支障は最小限にしたいものの、自分にはそのような強い意志がない」という人にはとても便利なツールです。
3.Gmail用BoomerangとOutlook
Eメールによる支障を排除するための無料生産性ツール
毎日の作業の中でEメールが最も大きな支障であると感じている方には、Gmail用BoomerangとOutlookが役立ちます。ツール内の「Inbox Pause（受信箱一時停止）」機能を使うことで、作業に集中する必要がある時には新規のEメールが受信箱に届くのを回避することができます。作業が終了したら一時停止を解除し、Eメールを再び受信することができます。
「受信箱を閉じる」ことに比べてBoomerangが優れている点は、メール受信の特例設定ができるところです。作業に集中する必要があるものの、ビジネスパートナーや投資家からの重要なEメールを待っている時には、彼らのメールアドレスを特例設定に加えることにより、彼らからのメールは一時停止設定に関わらず受信箱に届くようになります。
また、受信箱の一時停止設定中には、メール送信者宛に自動返信をし、メッセージ受信が遅れる旨を伝えることができます。彼らが至急連絡を取りたい場合には、自動返信メッセージの中に代わりの連絡先を記載しておけるのでとても便利です。
4.Todoist
「ToDo（やること）リスト」管理に最適な無料仕事効率化アプリ
すべての「ToDo（やること）」を把握しておきたい人には、トラッキングに優れたアプリ「Todoist」をお勧めします。無料プランでは80件までのプロジェクトを設定し、必要に応じて重要なタスクを別のリストへと細分化していくこともできます。
例えば、別々に作成した「仕事用」と「家庭用」のやることリストを、同じアプリ上で管理することができるようになります。あるいはさらに細かく、仕事用、家庭用、雑務用、Eメール用、プロジェクト別、長期目標、その他必要なカテゴリー別リストといったようにグループ分けしていくことも可能です。
Todoistの長所はそのシンプルさです。必要項目を簡単に書き出し、完了したらチェックしていくだけです。要は手書きの「やることリスト」と同じなのですが、Todoistは思いついた時にどこででも、どんな端末上でも使用することができるのでとても便利なツールです。
5.KanbanFlow
ポモドーロ・テクニック（世界が実践する時間管理術）のための無料生産性アプリ
KanbanFlowは、ポモドーロ・テクニックを使用して行う作業に必要なツールと連携しながら、カンバンボードの便利な機能を提供してくれるアプリです。
まず項目を設定し、そこにタスクを追加していきます。タスクの開始準備ができたところで、ボタンをクリックして25分間の「ポモドーロ・タイマー」を始動させます。休憩を取る時間になるとKanbanFlowが通知をしてくれますし、必要であればポモドーロ・タイマーのログをタイムシートに付けることも可能です。
KanbanFlowの特筆すべきもう一つの特徴は、タスク完了前にタイマーを一時停止した時に、その理由を訪ねてくる点です。そうすることで、集中したい時に何が最も作業の妨げになっているのかを特定し、それを最低限に抑えることを可能にしてくれます。
6.Gmail
Eメール管理に最適な無料生産性アプリ
GmailはEメール用の優れた無料ツールですが、生産性向上ツールとしての便利な機能もたくさん持ち合わせています。
同じ内容の質問に、何度も同じ回答をしていると感じたことはありませんか？そのような場合には、保存したテキストを何回かのクリックでメールに挿入することができる「Canned Responses（定型文）」を作成しておけば、回答を入力する時間を節約することができます。
Eメールをいつもフォルダーに移動する、もしくは会計士に転送する必要があるという人には、ある特定の送信者からのメールや、一定のタイトル（例：「請求書」など）の付いたメールに「ラベル」を貼る、または自動転送をしてくれる、フィルター設定をすることをお勧めします。さらに、受信箱を常に整理された状態にするためにフィルター設定をすることも可能です。これは、特定のEメールを自動的にアーカイブに保存したり、削除したりできるのでとても便利です。
また、Gmailに備わっているアドオンを使用することにより、TrelloやAsanaなどのプロジェクト管理アプリ上でタスクを作成したり、Slackに直接Eメールを送信したり、受信箱から離れることなくEvernoteにEメールを追加したりすることもできます。そうすることで、受信したEメールを直ちに処理し、ふさわしい場所に保存することが可能になります。
7.Evernote
整理整頓のための無料生産性アプリ
すべてのソフトウェアにはそれぞれ異なった保存方法があります。コンピューター上のファイルはハードドライブに保存され、GoogleドキュメントはGoogleドライブ上に保存されます。ウェブページはブラウザー上にブックマークされ、残しておきたいEメールはEメールアプリのフォルダーに保存されます。
この方法での問題点は、保存しておいたはずのデータをどこで見つけたら良いかわからなくなってしまうところです。そんな時にEvernoteを使用すると、保存する必要のあるすべてのメモやドキュメントを一括で管理してくれるため、その問題を解決してくれます。
どんな端末上で作成したテキストメモや音声メモであっても、それらをEvernoteアカウント上に保存しておくことができます。さらにGoogleドライブやGmail、そしてOutlookなどと連携させることにより、ドキュメントやEメールを同じようにアカウント上に保存しておくことが可能です。あるいは、ウェブクリッパーを使用し、ご自身のEvernoteアカウント上にウェブページ全体のコピーを保存しておくこともできます。
保存内容を検索したい時にはEvernoteアカウント上で検索すればいいだけなので、どこにデータを保存したかを覚えておく必要はありません。
8.LastPass
パスワード管理に最適な無料生産性アプリ
異なるサイト上で同じパスワードを併用することは、誰にとっても良いアイデアとは言えません。しかしビジネスオーナーの方々にとっては、ビジネス関連書類、ウェブサイト、銀行情報、会計プログラムなどの重要データへの、ハッカーによるアクセスを回避するためにはとても重要な課題です。とは言っても、それぞれ設定したパスワードをその都度記憶するのも容易なことではありません。そんな時にはLastPassというアプリが役立ちます。LastPassを使うことにより、ログインするサイト毎に、長くて安全性に優れた個別のパスワードを作成し、LastPassアカウント上に保存しておくことができます。もうログイン情報を記憶したり、いちいちパスワードをリセットしたりする必要はないのです。
LastPassの無料プランでは20件までのログイン情報を保存しておくことが可能なので、最も重要なツールのログイン情報を安心して保存しておくことができるでしょう。また、ひと月当たり3ドルを支払えばアカウントをアップグレードすることができるので、お持ちのログイン情報すべてをLastPass上に保存することが可能になります。
9.Zapier
タスクを自動化するための無料生産性アプリ
Zapierは、プログラミングの知識がなくても、アプリ間のデータ移行を可能にするコネクターツールです。Zapierは1,500以上のアプリと連携することができので、ワークフローの迅速な自動化を手助けしてくれます。
例えばZapierによるShopify Zapsは、新規発注内容を自動的にスプレッドシートへと入力し、新規顧客情報をEメールのマーケティングツールに追加します。そしてプロジェクト管理ツール上に新規発注関連タスクを作成し、SMSに新規商品を投稿します。このように、手作業を必要とすることなく、タスクが確実に完了することを実現してくれるのです。
また、システム間でデータをコピーアンドペーストするような形式的タスクについては、Zapier上で自動化することができます。タスクの自動化設定はほんの数分で完了するので、より重要な作業へ時間を割くことが可能になります。
10.Google
使用アプリを最小限にするための無料生産性ツール
作業中に外国通貨の換算をしたり、海外の時間を調べたり、複雑な計算をしなければならないことはありませんか？そんな時には、Googleさえあれば別々のアプリを使う必要はありません。
Googleにはたくさんの機能が備わっています。それらの機能は自然検索結果の上に表示されるため、タスクを素早く処理するには便利ですし、別々のアプリを使うこともありません。このようにGoogleで処理できる機能には以下のようなものがあります：
- 計算：検索バーに計算式を入力し、検索結果として答えを導く。
- 世界時計：ニューヨークの現時刻を調べる、あるいは日本とニューヨークの時差を調べる。
- 外国為替：日本円をユーロや米ドルに換算する。
- ホテル検索：これから訪れる予定の都市の最安値のホテルを見つける。
- タイマー・ストップウォッチ機能：作業に費やす時間をトラッキングするために、ポモドーロ・タイマーやストップウォッチを設定する。
これらの検索ツールを使えば、スクリーン上に開けておくアプリの数や、異なるアプリへのログイン回数を減らすことができるのでとても便利です。
11.Hemingway Editor
明確で誤字脱字のない文章を書くための無料仕事効率化アプリ
「書く」ことにはとても時間がかかります。スペルや文法の間違い、そして他の人にわかりやすい内容かどうかなどを気にしはじめたら尚のことです。
Hemingway Editorは、スペルや文法の誤りを指摘し、読みにくい文章を特定し、よりシンプルな言葉を提案することにより、そんな悩みを解決してくれるアプリです。
Hemingway Editorに直接書き込むこともできますし、書いている途中にアプリからの提案などは見たくないという場合には、文章が完成してからテキストをHemingway Editorへとコピーアンドペーストして使用することもできます。後者のやり方であれば、頭に浮かんできたことを書くのに集中でき、完璧な文章を書こうとすることに気を取られずに済むでしょう。
ビジネス向け生産性向上アプリ8選：2020年版
ようやく自分自身の時間管理がしっかりと整備されたところで、ここからはチームの生産性の向上へと目を向けていきましょう。
効率的な作業への必須ツールに関係者全員がアクセスできるためにも、これから紹介する8つの生産性アプリを会社全体で取り入れていくことをお勧めします。
1.Trello
業務ワークフローに最適な仕事効率化アプリ
すべての工程が完了する前に、チームや人材を移動させる必要性のあるプロジェクトを管理している場合には、プロジェクト管理に特化した生産性アプリのTrelloが最適なツールだと言えます。
まず「Trelloボード」上で、プロジェクト工程の各段階を、別々の項目として作成します。タスクはそれぞれの担当者にアサインし、終了したら次の段階へとタスクを移動していきます。こうすることで、処理中のタスクの進行状況がひと目でわかるようになります。
Trelloは、たくさんのライター、エディター、グラフィックデザイナーなどが関わるコンテンツマーケティングや、人事部と雇用担当マネージャーが連携し特定タスクを別々の段階にて取り行うような、雇用や求人活動などの業務ワークフロー管理に適しています。
2.Asana
小さなチームにぴったりの無料生産性アプリ
Trelloは業務ワークフローに適したツールですが、より柔軟性のある働き方をしたい場合には、Asanaというアプリの無料プランがより役立つでしょう。
Asanaのボード表示はTrelloとまったく同じように機能し、タスクやプロジェクトをカンバンボード上で管理します。しかしその表示方法がチームにとって適していないようであれば、Asanaでは従来のToDoリスト形式、もしくはカレンダー形式で表示することも可能です。
Asanaのもう一つの利点は、複数のプロジェクトを中央から一括で管理できるところです。Trelloでは業務ワークフロー別に異なったボードを要しますが、Asanaは中央のダッシュボードを使うことで、組織内のどのプロジェクトからでも、誰にでもタスクをアサインすることができるのです。
Asanaの弱点は、その無料プランが15人のメンバーまでしか使えないところです。そのため、人数の多いチームでコラボレーションをする場合には、アップグレードをする必要があります。ちなみに、Trelloの無料プランには、ボードに追加できる人数の制限はありません。
3.Slack
リアルタイムのコミュニケーションに最適な無料生産性アプリ
Slackはチームメンバー同士でリアルタイムにコミュニケーションが取れるチャットアプリです。非同時進行のEメールではスピード感が足りないと思う場合には、チームメンバー同士でインスタントメッセージを送り合い、チャットすることができるツールです。チーム全体で独自にディスカッションチャンネルを設け、チーム一丸となったコラボレーションを図ることも可能です。
Slackが生産性という観点からその機能を特に発揮するのは、広範囲にわたるアプリとの互換性です。Slackはお使いのほとんどのアプリと連携することができるため、Slackの会話からサポートチケットを発行したり、Googleドライブに直接添付ファイルを保存したり、あるいはチャット中に頼まれた「やること項目」をご自分のやることリストに挿入したりすることが可能になります。
さらにSlackアプリの中には、同僚からの情報収集プロセスを自動化するものもあります。定例会の進捗情報を自動的にアップデートするアプリをはじめ、ケータリングランチの注文を取るためのものや、従業員エンゲージメント調査を毎週送信するアプリなどがあります。
いくつかのアプリは無料で提供されており、その他は有料になります。いずれにせよ、Slackにはたくさんの種類のアプリが用意されているため、選択肢には事欠かないでしょう。
4.Googleドキュメント、Googleシート、およびGoogleスライド
リアルタイムのコラボレーションに最適な生産性アプリ
Googleドキュメント、Googleシート、Googleスライドは、テキスト書類やスプレッドシート、そしてスライドショーなどを他の人たちと簡単に共有するためのツールです。これらのツール上では、関係者とリアルタイムで同時に作業を行うことができます。また、他の人が変更した内容を上書きすることのないよう、それをリアルタイム見ることも可能です。
また、自分が作成した資料に対して、他者に閲覧、コメント、編集する権限をそれぞれ与えることにより、編集レベルの管理をすることができます。また、権限を与えられた編集者が「提案モード」を使って書類管理者に編集提案をし、許可あるいは拒否、または質問やコメントを残してもらうような機能もあります。
このツールの素晴らしい点は、作成した資料のすべての履歴が保存され、それにアクセスできるところです。望んでいないのに誰かが編集してしまった、もしくは一つ前のバージョンに戻りたい時には、過去すべてのバージョンを見ることができるだけでなく、クリックするだけでそれらの資料に素早くアクセスすることができるのです。
5.Google Drive
ファイルやフォルダー共有に最適な無料仕事効率化アプリ
多くの企業がDropboxを採用している一方で、 無料の共有・保存ツールをお探しの場合にはGoogleドライブをお勧めします。Dropboxベーシックの無料プランでは2 GBの保存スペースしか提供されていませんが、Googleドライブでは15 GBのスペースが提供されています（ただしそのスペースは、ご自身のGmailアカウントをお持ちであればそれと共有されます）。
Googleドライブは、Googleドキュメント、Googleシート、Googleスライドなどのツールと互換性が良く,よりスムーズに機能します。これらのツールで作成したファイルは,自動的に谷歌ドライブに保存されます。Googleドライブに共有フォルダーを作成すれば、そのフォルダーにアクセスできる人は誰でも、フォルダーと同じアクセス権が自動的に保存されたファイルにも適用されます。
また、Googleドライブのバックアップや同期ツールを使えば、コンピュータ上に保存したファイルをGoogleドライブに自動的にバックアップすることを実現してくれます。そうすることで、Googleドライブのウェブアプリを開ける手間なく、それらのファイルに簡単にアクセスできるようになります。必要なものすべてを中央で管理できるため、ファイルが保存された場所を覚えておく必要がなくなるのです。
6.Notion
チームの知識管理に最適な無料生産性アプリ
作業に必要な情報に簡単にアクセスできるということは、チームの生産性を高めるには最も有効な方法の一つです。しかし、複数のチームが持つ知識や情報を、それぞれ異なるシステムで書類化し保存している場合には、容易にできることではありません。
Notionは、会社の誰もが簡単に検索やアクセスができる社内知識基盤を構築することで、その問題を解決してくれます。Notionは、人事、マーケティング、セールス、カスタマーサービスなど部署ごとの作業スペースを作成し、すべてのチームがまとめた情報を一気に検索して、必要なデータを素早く見つけ出してくれます。
Notionの無料プランでは、チームメンバーを無制限に追加することができ、1,000ブロックまでの保存スペースを設定することが可能です。社内の知識を早急に収集したいと考えているものの、予算はあまりないという成長過程の企業にとっては最適なツールです。
7.Wave Accounting
単純な企業会計に最適な無料生産性アプリ
Waveは多くの機能を備えた無料企業会計ツールで、ビジネスオーナーや経理チームが共に作業し、売上、請求書、経費、利益のトラッキングをすることを可能にします。
Waveの無料プランでは、無制限で銀行口座取引、請求手続き、そして領収書スキャンなどを行うことができ、経費や収入を一括で管理することができます。従業員の法人クレジットカードを登録すれば彼らの経費を把握することができますし、Waveの携帯アプリから領収書の画像を提出してもらうこともできます。
さらに、Waveを通して支払いを受け取ることもでき（取引手数料が発生します）、自動的に外国通貨からの換算もしてくれます。また、会計士や経理担当者をシステムに登録すれば、同じデータを使用して作業をすることが可能になります。この場合、各担当者別に見える情報を制限するために、それぞれに適したアクセス権を与えるようにしてください。
8.CloudApp
スクリーンショットの共有に最適な無料仕事効率化アプリ
スクリーンショットは、社内外でクリアにコミュニケーションを取ることができるとても便利なツールです。しかしそれを共有するには面倒なことが多々あります。CloudAppは、スクリーンショットや短い動画を撮り、ウェブリンクを通して誰とでも共有することが簡単にできるツールです。このツールがあればビジネスオーナーは明確で視覚的な指示を従業員に与えることができ、従業員は同じことを顧客に提供することができます。
CloudAppをビジネス向けに無料で使用するためには、ツールを使用する従業員それぞれが無料アカウントを設定する必要があります。各自が利用したスクーンショットを同じ場所に保存しておくことはできませんが、お互い簡単に共有することができることができますし、セキュリティーの観点からリンクにパスワードを追加することも可能です。
あなたとビジネスのために有効な仕事効率化アプリの選択
効果的なアプリは作業効率の向上に役立ちますが、アプリがたくさんありすぎるとそれ自体が生産性を下げかねません。
そのため,アプリをダウンロードしチームに広める前に,少しだけ時間を割き,生産性のある作業をする際に一番の妨げになっていることを特定するといいでしょう。
生産性への一番大きな障害は、気が散っていることだと思いますか？もしそうだとしたら、RescueTime、StayFocusd、Boomerang、KanbanFlowなどがお勧めです。
チームメンバーが何を優先していいかわからず、前に進めない状態が続き、それゆえにビジネス全体の生産性が滞っているようであれば、Trello、Asana、Google Drive、Notionなどのアプリを導入することをお勧めします。
効率的な共同作業ができなくてお困りの場合には、Slack、Googleドキュメント、Googleシート、Googleスライド、Googleドライブ、Wave Accountingが問題解決を手助けしてくれるでしょう。
クリアなコミュニケーションがなかなか取れていない場合には、ぜひHemingway EditorとCloudAppを試してみてください。あるいは、多くの情報を記憶しておくことが困難だと感じているようであれば、Evernote、Todoist、LastPassなどのツールを導入することをお勧めします。
まずは生産性の課題の根本的な原因を突き止めることができたならば、2020年の生産性向上目標へと一歩近づけたことは間違いありません。
原文：Jessica Greene 翻訳：クリンカース恵子
