幼儿园的孩子们拖着一根颜色鲜艳的绳子在人行道上排成一排，老师(明智地)指示他们每个人在不同的地方抓住绳子，很少有什么景象能像他们这样迷人。同样是一群孩子，他们在街道上自由地横冲直撞，看不到系绳，这更令人焦虑——这也是“寻找五岁孩子”游戏的一个配方。
这样看来，你的企业账户就像幼儿园的孩子。它们成群结队，在组织原则的引导下更容易监控，如果丢失就会成为一个大问题。把你的账簿想象成幼儿园老师的系绳。如果使用得当，账户图表将使您的所有信息保持有序，从而很容易生成财务报表，评估公司的财务健康状况，并制定增长计划。
什么是会计报表?
会计科目表是公司总账中所有科目的清单。这些帐户根据五种主要帐户类型进行分组:资产帐户、负债帐户、费用帐户、权益帐户和收入帐户。
帐户图表包括帐户名称、帐户类型和帐号。它还列出了出现该帐户的财务报表。资产账户、负债账户和权益账户是资产负债表账户，而费用账户和收入账户显示在损益表上。
大多数帐户图表在每个类别下包含多个帐户。你的公司可能有一个现金账户，一个单独的应收账款账户，还有一个房地产账户，这三个都被归类为资产账户。
资产负债表账户
资产、负债和权益账户都列在公司的资产负债表上，这是一份显示公司在特定时间点财务状况的报表。以下是公司资产负债表账户中可能包含的内容的概述。
- 资产账户。现金、证券、应收账款和存货都是资产账户。
- 负债账户。应付帐款、应付税款、应付工资和应计负债均属负债科目。
- 股本账户。普通股、留存股票、股息、留存收益和所有者资本都是权益账户的例子。
损益表帐户
损益表帐户包括费用帐户和收入帐户。损益表(或损益表)显示公司在特定报告期内的业绩。这些账户记录了在这段时间内赚了多少钱或损失了多少钱。
- Expense账户。费用帐户包括销售成本、经营费用、非经营费用、信用卡费用帐户和预付费用帐户等类别。
- 收入账户。收入账户包括销售收入、股息收入和出售资产的收益，以及你的企业声称的任何其他收入来源(如租金或特许权使用费收入)。
账目图表是如何工作的?
账簿的主要功能之一是促进复式记帐，即记录交易的系统，对你所做的每笔交易都记入借方和贷方。
复式记账法的一个关键原则是，任何帐户的贷方必须由另一个帐户的借方抵消。借方和贷方增加或减少特定账户类型余额的系统并不是完全直观的。资产和费用帐户借记时增加，贷记时减少。收入、负债和权益账户在贷记时增加，在借记时减少。
这个借方和贷方系统的功能是支持复式记账法的中心等式(资产=负债+权益），收入和费用最终净收入并转化为股权的地方在哪里．借方和贷方根据账户类型增加或减少账户余额的逻辑使这个等式保持平衡。例如，由于支付发票而产生的应收账款的贷方将被现金的借方所抵消，从而减少应收账款余额并增加现金余额。换句话说，遵循特定账户类型在贷记(或借记)时增减的规则将有助于保持你的账户图表有序。
例如，假设你拥有一家鱼饵店，你向当地渔民出售了价值75美元的鱼饵。首先，你要从你的现金账户中扣除75美元。资产账户在借记时增加，因此现金账户的总和将增加75美元。然后你将记入你的收入帐户75美元。收入账户在贷记时增加，在借记时减少，所以你的收入账户也会增加75美元。两个账户余额都增加了——你赚到了钱!复式记账法通过借方与贷方的抵消来保持平衡。
维护一个账户图表可以让你、你的会计或你的会计软件生成关键的财务报表，包括损益表(显示你在一段时间内赚了多少钱或损失了多少钱)、资产负债表(显示你当前的财务状况)和现金流量表(显示在一个报告期内资金是如何在你的企业中流动的)。
管理账户图表的最佳实践
保持一个有组织的，用户友好的账户图表是操作复式会计系统的关键，遵循一些关键原则可以帮助你成功。最佳实践包括使用一致的命名系统，在可能的情况下合并帐户，并从战略上选择删除不再需要的帐户的时间。
在标记和命名帐户和子类别时保持一致
建立并遵循帐户图表的命名和标记系统可以帮助您确定每个帐户的用途，并防止帐户类型之间的混淆。
使用会计软件可以通过鼓励你按帐户类型归档个人帐户来简化这一点。例如，您可能有一个标记为“信用卡运营费用”的帐户，在“负债”下归档。
会计软件平台还经常包含一个帐户示例图表或一个模板，演示如何对常用帐户进行分类和标记。遵循模板可以减少建立命名系统时的猜测，让你更容易与会计或财务顾问等第三方共享你的书籍。
尽可能合并帐目
会计软件的一个美妙之处在于，它允许你拥有尽可能多的账户，以便准确地了解资金在你的企业中流动的方式。
然而，这种自由需要合理的判断:仅仅因为你可以为办公用品(模拟)、办公用品(数字)、办公用品(零食)和办公用品(饮料)拥有单独的账户，并不意味着你应该这样做。这种程度的详细信息不太可能为您提供有用的信息，而且还会增加您在错误的地方输入交易的几率。
这是一个很好的经验法则，在每个财政年度结束时查看你的账户图表，并问问自己是否有任何账户可以合并或删除。
等到财政年度结束时再删除旧帐户
如果你发现了多余的或过时的账户，你可能会想要通过快速删除它们或将多个账户合并为一个来清理你的账户列表。抵制这种冲动——至少暂时如此。等到财政年度结束时再删除、重命名或合并现有帐户将简化您的税务申报过程，防止您在一年中不知不觉地向自己隐瞒相关信息。
最终的想法
让你的头脑完全理解复式记账法，这种会计系统是由账目图表促成的，可能需要一些时间。然而，一旦你把它记下来，用借方与贷方的冗余系统来维护一个账户图表，可以帮助确保你的记录是准确的。
有组织的账户图表还可以将您的所有财务信息保存在一个地方，使其易于生成财务报表，并允许小企业主随时监控他们的即时财务状况和利润。