采购:它是什么以及如何创建您自己的流程

采购专家是多面手。

他们识别和评估供应商，谈判合同，获得商品和服务，同时最大限度地降低成本，最大化企业的盈利能力。

如果处理得当，采购可以极大地改善你的业务。这是一项具有挑战性的工作，技术过时，数据不准确，还有供应商问题需要解决。作为供应链问题恶化在美国，新的采购挑战出现了。以下是您需要了解的关于简化采购流程和为可持续成功做好准备的一切。

什么是采购?

采购产品、服务或材料的行为包括与第三方确定和谈判条款。在大多数情况下，这是通过竞争性招标过程来完成的。采购通常被定义为进行购买的行为。

采购和采购的区别

尽管procurement和purchasing通常是同义词，但它们之间有重要的区别。“购买”一词指的是订购商品和服务的行为。创造和实现采购订单此外，为购买安排付款也属于这一类。

采购过程可能包括:

• 批准开支申请。
• 发布采购订单。
• 接受和验证商品和服务。
• 为采购制作装箱单。
• 处理对供应商的付款。

采购的重要性

因此，采购是采购的一个方面，采购是指公司的整个购买过程。正如上文所述，它包括商品、服务和财产的购买，同时也涉及战略规划。以下是采购的一些好处。

提高盈利能力

盈利能力和采购是密切相关的。公司的很大一部分费用都花在了供应链管理上。

第一年，零售企业支出31%他们在原材料，库存和供应商上的预算。

通过谈判和创造供应商关系在美国，采购经理可以帮助降低成本。它们也可以缓解尾花问题当你的供应商太多，错过了批量折扣时，就会出现这种情况。

识别效率低下

除了成本和利润，采购专家还关注速度。低效的供应链会拖慢你的生意，降低利润。通过清楚地了解您的采购流程，您可以识别阻碍因素并提高效率。

例如，如果您目前正在使用纸张和电子表格，则可能需要升级到现代软件解决方案。也许你的供应商并没有真正为你的成功投资，而是在探索其他更实惠的选择。

引入采购专家可以帮助您专注于细节，并在小问题成为大问题之前解决它们。

寻找合适的供应商

如上所述，学习如何采购产品和服务会让你更容易找到能够为你提供价格有竞争力的产品和服务的供应商。无论你是采购原材料还是制成品，过程都是一样的。

当你需要一个重要的供应商时，这一点尤其重要，比如你最受欢迎的产品线的面料供应商。采购过程可以帮助你以合适的价格找到合适的供应商。

当你在发展商业业务时，在正确的地点、正确的时间拥有正确的产品是至关重要的，这样你就不会错过一次促销。

Jay继续说道:“当涉及到提供满足客户期望的产品并保持长期盈利时，选择供应商是非常重要的。良好的供应商关系往往是保持竞争力的关键。”

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采购类型

• 直接采购
• 间接采购
• 服务采购

让我们仔细看看这些不同类型的采购来了解更多。

直接采购

购买与公司最终产品直接相关的原材料、机械和批发项目被称为直接采购。合同供应商和采购干事在这一过程中发挥最突出的作用。

间接采购

间接采购是指购买不直接影响最终产品或公司底线的商品。这些采购，如办公用品，对保持业务平稳运行很重要。

一个小公司的办公室经理可能会被指派进行间接采购活动，而对于一个大公司，设施管理公司可能会被雇佣来监督这些采购。

服务采购

在服务采购中，公司识别、分析和采购其所需的不同类型的服务。作为一家企业，为了能够有效地运营，您可能需要各种各样的服务，包括律师事务所、承包商、现场保安和其他以人为本的服务。

采购如何运作

采购有几个步骤。确定对产品或服务的需求是第一步。随后与供应商评估和协商条款和成本。之后，您购买并收到产品。小型企业可能会聘请外部采购经理来处理这个过程。

采购经理负责:

• 采购活动。
• 供应商谈判和管理。
• 选择产品和服务。
• 购买授权。
• 接受产品和服务。

一个好的采购策略可以完成很多事情。例如，公司可以在谈判条款和定价时省钱。它还可以确保供应商是高效、可靠和准时的。

采购阶段

1. 采购阶段
2. 采购阶段
3. 付款阶段

采购阶段

采购从采购开始。这包括识别和评估供应商挑选适合公司的人才。本阶段要求你:

• 定义对产品、材料或服务的需求。
• 研究市场。ob欧宝娱乐app下载地址
• 运行采购事件。
• 审核供应商。
• 谈判合同。

采购阶段

如上所述，购买包括购买商品和服务。这是采购过程中的交易部分，重点是获得公司需要的东西。

付款阶段

应付账款通过进行三方匹配确保订单和发票的准确性。发票批准后，即可办理付款。把所有的事情都记录下来是很重要的发票，订单和付款，以便以后进行比较和分析。

采购过程中的步骤

• 识别商品和服务
• 提交采购请求
• 评估供应商
• 谈判的条件
• 创建采购订单
• 收到货物
• 三方匹配
• 批准的发票
• 记录

采购过程中有许多步骤，因此让我们检查每个步骤，以帮助您顺利执行该过程。

识别商品和服务

企业必须做的第一件事是确定其对特定项目或服务的需求。这方面的例子可能是为公司购买一件以前没有购买过的全新商品，补充现有商品的库存，或更新订阅。

你会发现具体的需求，比如:

• 技术规格
• 材料
• 零件编号
• 服务的特点

在采购过程的这一阶段，与所有受采购决定影响的部门交谈，以确保满足每个人的需求。

提交采购请求

接下来，需要采购新用品或服务的个人提出正式的购买请求。也称为“采购请购单”，采购请求被发送给部门经理或采购团队。它包含如下规范:

• 价格
• 时间框架
• 数量
• 其他重要资料

审查购买请求的人可以接受或拒绝它。如果获得批准，团队可以继续选择供应商。

评估供应商

一旦你的团队达成了协议，你就可以寻找可能提供材料、产品或服务的供应商。需要考虑的供应商越多，供应商选择过程的范围就应该越广。对每个供应商考虑以下几点:

• 成本
• 速度
• 质量
• 可靠性
• 声誉

例如，您可能希望与遵循可持续发展和环境友好准则的供应商合作。您需要对每个供应商的声明进行事实核查，看看它们是否合适。

并不是所有的供应商都能满足您的最低要求，团队必须决定与哪些供应商联系以获得更多信息。为那些选定的供应商创建一个信息请求(RFI)，然后根据他们的响应创建一个短列表。

谈判的条件

在做出购买决定之前，至少要从供应商那里得到三份报价。你可以在适当的时候协商报价。有好的备份供应商，以防你不能继续你的候选名单。一旦你们达成一致，就把最终条款写下来。

创建采购订单

完成一个采购订单，该订单定义了产品或服务的价格、规格和其他条款和条件。签订合同后，将采购订单发送给供应商执行。

收到货物

产品交付后，验收前应进行检查。确保商品符合质量标准(没有损坏或缺失的元素)，并与采购订单相符。如果产品不符合标准，你可以退货。

三方匹配

在批准付款之前，将发票与采购订单、发票和货物收据进行比较，以确保它们匹配，称为“三方匹配”。部分或全部支付发票取决于三方匹配。

批准的发票

当上述项目匹配时，供应商的发票将被批准付款。制定一致的发票付款流程，及时、可靠地付款。这将减少滞纳金，并加强您与供应商的关系。

记录

采购过程的所有方面都应记录在案，从采购请求到价格谈判、发票和收据。文件在很多方面都是有益的。除了帮助公司以合理的价格订购未来的商品外，他们还帮助审计和税务计算。拥有清晰、全面的记录也有助于解决争端。

采购技巧及策略

• 采购软件
• 招聘采购经理
• 勤于记录
• 统一库存管理

采购软件

技术可以帮助零售商管理采购和减少加工成本降低30%．有了采购软件，你可以:

• 委托权限
• 建立审批标准
• 限制开支
• 标记任何违反策略的行为

经理在批准申请之前可以审查支出对预算的影响。了解支出对预算的影响可以有效地进行成本管理。

采购和费用报告应该透明和负责。骗子通过审计跟踪、审批工作流程和问责机制阻止非法采购行为。

招聘采购经理

采购经理为其组织采购产品和服务。根据公司的预算和必要的供应，他们制定了一个采购策略，然后找到合适的供应商。他们还为你的商店谈判好交易，加强供应商关系。

根据Indeed的数据，采购经理的普遍工资为每小时27.81美元．

您可以在Indeed上发布招聘信息，为您的采购经理职位寻找合格的候选人。

勤于记录

保持有效的采购流程需要保存记录。从预投标到付款，零售商必须准确记录整个过程。您还应该让审查人员在进行审计时可以轻松地访问它们。

确保每一步都有记录，包括征集文件、选择过程、谈判和协议。在采购过程中记录来自采购经理和审批人等各方的所有相关沟通。

通过查看你的记录，你应该能够从头开始复述故事。

统一库存管理

成功的零售商通过管理库存来确保他们在正确的时间有足够的库存放在正确的地方。拥有适当数量的库存是有效的关键库存管理．库存过剩是危险的，库存耗尽也是危险的。

随着业务的发展，库存管理变得更加复杂。供应链问题和不断变化的需求会影响到你采购和采购的供应商。

使用Shopify POS，您可以在同一个后台办公室管理零售和仓库库存。当你在商店或网上收到、出售、退货或交换产品时，Shopify中的库存会自动更新——没有必要这样做调和手动．

在Shopify App Store上，商家可以从一系列库存管理应用程序中进行选择。其中包括:

• Shopventory
• 健壮结实的

优化采购流程

很明显，采购是你不能忽视的事情。尽你所能建立一个系统，降低成本，建立可持续的供应商关系。

记住，这是一个持续的过程。有时供应商会关闭或不再对你有利。没关系。有了合适的采购策略，你就可以继续与最能满足公司需求的供应商合作。