如何管理店铺的现金交易

现金在社会中仍然扮演着重要角色。

COVID-19大流行改变了人们使用和持有现金的方式，导致现金使用量下降。有些人发誓现金正在枯竭我们应该接受非接触式支付，然后继续生活。

但根据普华永道的主要调查结果，截至2022年8月，现金支付占所有支付的20%，高于2020年的19%消费者付款选择日记．甚至在一些州，比如科罗拉多州通过立法要求零售商接受现金支付。

如果你是一个零售商，考虑在店内提供不同的支付方式，现金仍然是一个明智的选择。本文讨论现金交易、如何记录现金交易以及美国国税局(IRS)的报告要求。

什么是现金交易?

“现金交易”一词指的是任何金钱易手的交易。在零售业中，现金交易通常发生在顾客在店内用现金支付时。现金可以是纸币或硬币。

现金支付与非现金交易

有两种类型的交易:现金和非现金。

• 现金交易是指现金易手，而非现金交易不涉及现金交换的交易。
• 非现金交易可以用信用卡、借记卡或支票付款。

现金交易的主要优点是即时;买方立即收到货物或服务，而卖方同时收到付款。

现金交易也很方便，因为它们不需要使用银行账户或信用卡。现金交易的主要缺点是有风险;如果买方没有足够的现金，卖方可能收不到货款。

非现金交易的例子有:

• 远期合约。在日后购买或出售一项资产的协议。资产可以是任何东西，但通常是金融资产，如货币、商品或股票。
• 期权合约。一种协议，赋予持有者权利，而非义务，在特定日期或之前以特定价格买卖资产。期权合约通常用于对冲标的资产价格变动的风险。
• 期货合约。一种协议，要求买方在未来的特定日期以特定价格购买，卖方出售和交付资产。期货合约通常用于对冲标的资产价格变动的风险。
• 互换。信用违约互换(CDS)是一种将金融资产的信用风险从一方转移到另一方的金融合约。CDS可用来对冲债务违约的风险，或对违约的可能性进行投机。

购买商品和服务也可以使用电子方式付款，例如:

• 信用卡
• 借记卡
• 乙酰胆碱转移
• 电汇
• 电子支票
• Cryptocurrency

电子支付的主要优点是安全可靠。电子支付也很方便，因为它们可以在世界任何地方进行。电子支付的主要缺点是需要几天的时间来处理。

现金交易记录

当你经营实体店时，你需要跟踪你的零售销售和收入。这就是为什么记录所有的现金交易是很重要的。

有几种方法可以做到这一点:销售收据、银行调节表、现金表和POS数据。

销售收入

记录现金交易的一种方法是使用销售收据。你需要按时间顺序汇总销售收入，并按时间顺序记录每笔现金交易。

为所有的收据和发票做好现金日记账。现金日记账记录一个企业的所有赊销销售。日记账分录应包括销售日期、顾客名称、所售商品的描述、销售金额和销售税。

下面是现金日记账的一个例子。

以下是如何使用现金收据日记账:

• 日期:记录下你收到现金的日期。
• 账户:输入因现金交易而记入的账户名称。
• 裁判:输入任何内部参考编号。
• 解释:写一篇简短的现金交易说明。
• 现金博士:将收到的现金金额记入总账。
• 销售折扣:注意给予买方的任何折扣。
• 应收账款Cr:记录记入客户账户的金额。
• 销售cr:记录现金销售金额。
• 其他账户cr:记录其他来源的现金收入，如利息或租金。

银行对帐单

另一种追踪现金的方法是核对你的银行账户。你把你的银行对账单和你的记录核对一下，确保没有任何出入。你会得到所有交易的概览，而不仅仅是现金。无论何时收到或支付现金，都应每月进行核对。

遵循以下8个步骤来核对你的银行对账单:

1. 了解你的期末银行余额:这是核对你的银行账户的基础。确保你有你最近的结算单，或者登录你的网上银行账户检查你的期末余额。
2. 将你的记录与期末银行余额进行比较:检查你自己的交易记录(通常是支票簿、信用卡对账单或收据的形式)，并将它们与银行对账单上列出的交易进行比较。应调查任何差异。
3. 调整未付支票的记录:如果你有任何支票写了，但还没有被银行清算，一定要从你的记录中扣除。
4. 调整您在运输中的存款记录:如果你有任何存款尚未结清银行，一定要把它们添加到你的记录中。
5. 调整你的银行服务费或利息记录。添加或减去任何服务费或利息张贴到您的帐户。
6. 调和的差异:如果你的记录和银行对账单之间有任何差异，调查并确定原因。
7. 对你的记录做必要的调整:一旦你调查并确定了任何差异的原因，就进行必要的调整。
8. 更新你的期末银行结余:一定要在你的记录中更新你的银行余额，以反映任何调整。

现金表

现金表是企业用来记录现金流入和流出的现金交易记录。现金表可以跟踪手头现金、银行余额和零用现金。

通过保存现金表，你会知道是否有短缺或盈余。许多企业在一天结束的时候在收银机前清点现金，却没有保留现金清单，这让他们对现金短缺一无所知。

现金负债表应包括日期、交易类型、金额和资金来源。它可以帮助你跟踪现金流，确定钱的去向。

使用现金表的一些建议:

1. 定期更新现金表，最好是每天更新，以发现潜在的差异。
2. 使用现金表来帮助跟踪支出并确定可以降低成本的领域。
3. 使用现金表来帮助准备即将到来的现金需求，如工资或库存采购。

POS数据

销售点(POS)数据可以通过提供每次销售的信息来帮助记录现金交易。这些数据可以用来填充销售日记账和现金收入日记账。

如果你有POS收银机它结合了销售点软件和现金抽屉，使你能够安全地接收和跟踪现金支付。像Shopify这样的POS系统协助现金管理的工具，这样你就可以平衡你的抽屉，减少差异。

例如，您可以看到现金支付摘要，其中显示了时间范围内在选定位置发生的所有会话的现金支付概况。

报告现金支付

如何向国税局申报现金付款

你必须报告你在经营过程中所支付的现金总额。这包括支付给承包商、供应商和雇员的款项。现金包括“美国或任何外国的硬币和货币”以及本票、旅行支票或汇票。

当你报税时，你必须附上一份详细说明当年所有现金支付的报表。包括收款人的姓名、地址、付款日期和支付金额。

收到超过1万美元现金交易的企业必须在以下情况下向国税局报告:

• 一次付清
• 在24小时内进行两次或两次以上的相关付款
• 作为12个月内单一交易的一部分
• 在12个月内有过两次或两次以上的恋爱关系

你可以通过填写表格8300向国税局报告现金支付．当你提交表格8300时，你需要提供你的姓名、地址和税号。除了付款日期和金额外，您还需要提供该人的姓名和地址。如果你不提交8300表，你可能会被罚款。

你可以找到国税局网站上的8300表．

何时报告现金交易

表格必须在收到现金后的15天内提交。您还必须向付款人提供一份表格的副本。

现金交易减少

即使在大流行之前，使用印刷货币的成年人也较少。2018年的一项研究发现，在平均一周内十分之三的成年人说他们从不用现金购物。

2019冠状病毒病大流行改变了人们的付款、消费和收款方式。

• 当人们厌倦了处理现金时，他们被数字支付所吸引。
• 根据世界银行的数据，76%的成年人现在全球都有银行账户，高于2017年的68%。
• 在低收入和中等收入经济体，结束40%的成年人在大流行期间首次使用卡、电话或互联网进行店内或在线支付。

消费者获取现金也变得越来越困难。据估计，2019年美国有47万台自动取款机，每支付潜水。到2021年，这一数字降至45.6万。

虽然现金使用量正在下降，但美国短期内不太可能成为一个无现金社会。小企业仍然喜欢现金，因为这可以帮助他们节省信用卡费用。州政府还通过了禁止无现金业务的法律，以保持实物美元的存在。

管理零售商店的现金支付

当你的零售业务处理现金支付时，有一个系统来管理这些支付是至关重要的。它可以帮助你跟踪你的钱，识别差异，做出更明智的财务决策。按照上面的步骤，你就在改善商店现金管理的道路上走得很好。