采购订单:如何创建、管理和使用?

采购订单是您的零售商店承诺从供应商处购买商品的官方文件。它包括买方和卖方的姓名、他们的公司信息以及购买的产品数量。

提前订购库存是很诱人的以防万一你出卖了自己。但企业却坐以待毙价值1.35美元的存货每增加一美元的销售额——这是一种有多种原因的膨胀。其中之一就是无法追踪你向供应商下的订单，导致你的库存水平和存储成本居高不下。

使用采购订单系统有助于缓解这个问题。你会做得更好预估需求并订购未来的库存，改善现金流，并防止在整个订购过程中出现任何订单错误。以下是如何在您的零售商店中使用它们。

什么是采购订单?

当使用采购订单(PO)时，您的零售商店承诺从供应商处购买产品供应商或卖主。如果你的服装销售店例如，从一个制造商那里采购500件t恤，你会给他们发一个PO。这是你从供应商那里购买一定数量库存的承诺。

虽然这听起来像是订购过程中另一个不必要的步骤，但为您将要购买的商品创建PO有助于跟踪进货库存。您不仅会知道您从每个供应商订购的SKU数量，而且还可以使用您的PO信息来了解现金流。未完成的订单总额是你承诺在未来几个月支付给供应商的钱。

供应商还使用PO将货物准备就绪，以便能够在特定日期交付买方订购的质量和数量的货物。

采购订单和发票之间的差异

采购订单是一份法律文件，表明你承诺根据商定的时间表支付一定的价格以换取商品或服务。

发票另一方面，是PO之后的单独文档。这是供应商正式要求为po中列出的商品或服务付款的地方——通常是在它们已经完成、制造或运输的时候。要查看实际的发票，请查看我们的免费发票生成器。

此发票包含付款详细信息(例如供应商的银行信息或通过信用卡付款的链接)、与之相关的采购订单号及其到期日(通常在收到时或30天内)。

采购订单是什么样的?

采购订单里有什么?

每个采购订单都需要以下信息:

• 订单日期
• 订单数量
• 交货日期
• 送货方式
• 买方信息(公司名称、电子邮件地址、收货地址)
• 供应商信息(公司名称、电子邮件地址和账单地址)
• 订购的物品(SKU或物品编号、描述、物品数量和价格)
• 总价
• 税务信息

采购订单示例

下面是一个零售商店的PO的示例。该文件概述了供应商的信息、订购的物品、数量和运输条款。

采购订单模板

需要帮助创建自己的PO吗?免费使用Shopify采购订单模板。输入所需的信息(包括您的商店地址、供应商公司信息和订购的商品)，以便将电子采购订单直接发送到您的电子邮件地址，准备转发给供应商。

使用免费PO模板

采购订单是如何工作的?

采购订单流程

考虑在零售店使用订购单吗?以下是PO流程。

1. 你决定购买新的库存。
2. 你起草一份采购订单，说明你想购买的产品、数量、交货日期和预算。
3. 您将订单发送给理想的供应商。
4. 供应商同意履行PO中概述的订单(如果他们无法取消订单)。
5. 供应商根据您的采购订单详细信息创建装箱单，并通过制造和运送到您的商店来完成订单。订单号列在运输包裹上，所以你知道它什么时候到达。
6. 供应商将PO转换为发票。
7. 你可以根据卖方发票上的付款条款向他们付款。

谁发出采购订单?

买方负责发出采购订单。例如，如果您正在为您的零售商店订购库存，那么您的工作就是创建PO。如果您正在为另一家企业履行订单，则他们的工作是发出PO。

根据您的商店的规模，您可能有财务部门、采购部门或应付账款团队来签发POs。如果没有，则业务所有者或商店经理通常承担这项责任。

谁批准采购订单?

供应商——可能是制造商、承包商或其他——负责批准采购订单。例如，如果您已经为从供应商处订购的库存发出了PO，那么他们的工作就是批准它。

一旦批准，订单就成为具有法律约束力的合同。你正式承诺向供应商支付采购订单中所列货物的货款。

如何跟踪采购订单

有多种方法可以跟踪采购订单。对于刚开始使用Excel电子表格的企业来说，Excel电子表格通常是首选。唯一的问题是什么?它们笨拙、令人困惑，而且很快就会变得不准确——尤其是在PO被签发、批准或转换成发票后，如果您忘记更新电子表格的话。

抛弃电子表格，使用订单管理系统。应用程序等健壮结实的与您的Shopify商店同步，以便您可以从后台创建和跟踪POs。

上传与您合作的每个供应商的公司信息。当您需要创建一个新的PO时，选择供应商。Stocky将创建一个PO，并预先填写其联系信息。只需复制粘贴po的条款——订购的项目、数量和交货日期。

最好的部分是什么?你永远不会在不知不觉中超支。使用订单报告仪表板实时查看您欠每个供应商多少钱。

使用采购订单的好处

跟踪收到的订单

库存补充计划是困难的，特别是如果你有大量的库存sku。“我是不是忘了为下个月备货了?”当你在车间里转圈时，这个问题可能会在你的脑海里盘旋。

如果补给太晚，你就有风险畅销货快卖光了。如果做得太早，你就会在仓库里留下太多的产品。两者都是代价高昂的错误。

然而，使用采购订单系统会显示所有即将到来的订单，这样您就可以确切地知道您支付了哪些费用以及您订购了哪些商品。在Stocky内部，PO报告详细说明:

• 你发订单给的供应商
• 总成本
• 您订购的产品
• 他们预计什么时候到达
• 你是否支付了供应商提供的发票

您甚至可以在Stocky中为每个供应商设置库存水平限制。例如，如果您尝试为80个项目创建一个PO，但您的供应商的最低订单要求是100个，则PO将被更新以反映这一点。不需要来回的延迟。

避免重复

你的同事下了下个月的库存订单了吗?通过在您的购买流程中实现POs，只需查看一下您的PO系统就会显示答案——防止您两次购买相同的商品。

防止顺序错误

如果你是通过电话下订单，那么有些东西被误解或听错只是时间问题。一个制造商认为你订购了90件t恤，而实际上你说你只需要19件。你会收到一笔巨大的订单送到你的商店，随之而来的是一张昂贵的发票。

根据Daniel Carter, SEO经理Skuuudle为了准确地解释所有的采购事实，采购订单给出了你确切订购的东西和价格的记录。这种类型的文书工作可以保护您避免任何订购错误，例如有人误解了通过电话完成的订单。

当关于订购什么或应该订购什么存在分歧时，您的团队可以参考订单。拥有此文档为您提供了解决内部错误以及您与供应商之间出现的问题的宝贵工具。

法律文件

一旦订单被供应商批准，您就有法律义务向他们支付所包含产品的详细金额。虽然这听起来很可怕，但这对卖家来说是有利的，因为你可以不用马上付款就订购新商品。现金流立即变得更好。你有一个更长的周期来产生足够的利润来支付未来的股票。

同样的法律保护也适用于你发送po的供应商。他们有信心交付你为你的商店订购的产品，因为他们知道发票和付款会随之而来。

提高效率

库存管理是一个耗时的过程。这也是让你的零售商店维持运营的活动。没有库存等于没有东西可卖，总收入为0美元。

采购订单使库存管理过程更加高效。作为PO工作流程的一部分，您将了解库存水平并跟踪从供应商处订购的物品的成本。模式会随着时间的推移而出现。

假设在你实施订单之前，你每个月下200个订单。有些月你卖光了;另一些人则会被困得更久。新的订单系统显示现有的库存水平和您的新订单数量。所以，如果你发现上个月剩下150台，就把这个月的PO改成50台。这样你就可以避免库存膨胀，避免大量的库存变得越来越难以转移。

支持扩展

作为一家小型零售企业，订购股票可能不会让人觉得工作量太大。但是，如果您计划随着客户群的增长而扩展产品线，那么POs可以使这一过程更容易。组织即将到来的订单、防止重复和纠正订单错误的责任并不落在您身上。

使用采购订单——以及一个组织订单的系统——让你的基础正确。培训新零售员工如何使用采购订单。创建自动生成一个表现最好的股票降到某一水平以下。在未来，雇佣一个财务部门来批准POs并防止超支。从长远来看，这会让事情变得更容易。

采购订单的类型

标准或一次性采购订单

标准采购订单是最常见的PO类型。它们用于一次性购买。例如，如果你从供应商那里订购500支笔，准备开一家快闪店，你就会使用一次性采购订单。

计划采购订单

当您与供应商有重复或常规订单时，将创建计划采购订单。假设你计划从一家制造商那里购买1200件，但不是一次性全部购买，而是在接下来的6个月里将它们分成200件的订单。你会有6个计划的po。

一揽子采购订单

一揽子采购订单是最模糊的类型。这是买卖双方交换货物以换取付款的协议，但具体细节还有待确认。您可以使用具有可信任制造商的一揽子PO。

合同采购单

合同采购订单不一定是正式的采购订单;它不包含任何与所购买产品有关的具体信息。它更像是买方和卖方之间的一揽子协议，明确了未来订单的交货、税收和付款条件。另一种po -可能是计划的、一次性的或地毯式po -将遵循。

购买订单是否适合你的零售店?

采购订单帮助零售商跟踪收到的订单，进一步提前承诺库存，并防止订单不符。如果您的供应链过程中出现问题，他们还会提供法律文件。

确定您的业务需要的PO类型，然后使用像Stocky这样的采购订单系统来创建它们。这将使你的零售商店更容易扩展，并有助于平衡库存水平。