发票在你和你的客户之间建立了一个协议，确保你能从你销售的产品中获得报酬。每张销售发票都列出了你销售的产品和数量、销售时间、价格以及付款时间。
本指南向您展示了什么是发票，为什么需要它们，发票上应该包括哪些内容，以及作为企业所有者如何简化电子发票流程。
什么是发票?
发票是一种法律文件，它详细记录了企业和客户之间的每笔交易。它确认并记录客户购买的产品以及他们同意为这些产品支付的金额。
发票与账单
账单记录了客户立即支付的销售。与发票不同的是，发票通常有详细的付款条款和其他信息，账单只是一份简单的付款说明。
发票与采购订单
采购订单的工作原理正好相反:它们详细列出买家想要在某个价格点购买的商品。作为一家小型企业，当您向供应商订购大量产品时，您将发出采购订单。
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不同类型的发票
重复的发票
定期发票是定期向客户开具的重复交易发票。一些例子包括订阅箱服务或年交付订阅，如ASOS提供的．
形式发票
形式发票显示了货物的价格，并记录了卖方交货的承诺。它是提前发放的，允许买家计划购买，并在购买前计算海关费用。
时间表发票
时间表发票是按小时计费的。它包括工作时数和每小时的费用，以弥补总发票金额。
信贷发票
当你需要给客户退款或折扣时，信用发票就会签发返回．它也被称为信用票据或信用备忘录。这张发票将一笔费用从以前的发票中扣除。
借项发票
借方发票通知买方他们当前的债务义务。它也被称为借方票据。当你需要增加客户欠你的金额时就会发出。例如，他们订购了产品并收到了您的发票，但在稍后的日期将订单更改为更高的金额。
商业发票
商业发票对于国际销售至关重要。当产品跨境出口时，它们用于报关和海关费用计算。
商业发票需要列出开证人和买方的详细联系方式、包裹内容及其价值、大小和重量、原产国、出口原因、订单日期和发件人的签名。
临时发票
临时发票是针对大型项目中的里程碑发出的。它们作为部分付款，允许买卖双方更好地管理他们的现金流。
过期发票
逾期发票是指没有及时付款的发票。延迟付款会对你的现金流产生巨大的负面影响，从而影响你的业务。你支付员工、租金和供应商的能力。保持你的应收账款的顶部，以避免逾期发票。
护圈发票
预付发票用于收取产品或服务的预付款。这是一种存款发票的形式，让你确认客户的承诺。
发票的要素
您的发票格式将取决于您的簿记需求，当地法规和您经营的商店类型。下面是典型的发票示例。
在创建您的发票模板时，请记住以下元素:
1.发票的术语
首先，确保在文件的顶部加上“发票”字样。使其易于查看，并且不可能与其他文件混淆，如采购订单或信用票据。
这不仅是出于实际原因;在大多数国家，这是企业间交易的法定义务。
2.唯一的发票号码
每个发票文件都应该有它自己的参考编号，你的簿记系统应该记录使用的编号。您的客户将使用您的发票号码来跟踪发票付款情况。
按顺序为发票分配编号，从最低的编号开始(例如，1或0001)，然后将下一个编号分配OB欧宝娱乐APP给随后的每张发票。
您也可以在您唯一的发票编号中使用字母，以方便分类和清晰。
3.您的公司信息
每张发票上都需要你的商业信息:公司名称、地址、电话号码和电子邮件地址。包括你的增值税ID，如果你有一个适用于交易。这应该放在发票的顶部。
这些细节还可以帮助您的客户在文件中保存正确的信息。
4.客户信息
客户信息也放在发票的顶部，反映了公司信息的格式。包括客户的姓名、账单地址、送货地址(如果与账单地址不同)、电话号码和电子邮件地址。
5.发票日期
发票创建日期非常重要。它通常决定付款到期日，并表明发票是否过期，是否需要您的跟进。
6.所售产品名称及说明
这是你的发票的主要部分，因为它构成了应付的总额，并表明了你的客户向你订购的产品。
每种独特类型的产品——例如，所选颜色和尺寸的组合——在发票上有自己的线条。每个行项目也应该有这些列:
- 货物的描述。添加简短的产品描述和/或产品的SKU编号。
- 数量。指定客户订购了多少件产品。
- 单价。单价:一种产品的单个单位的价格
- 行总。单价乘以数量。
7.销售税
销售税取决于你所在的州和你作为零售企业销售的产品类型。一旦你确定你是否需要收取销售税和多少，你需要包括在你的发票。
这是一个定期更新的表格每个州都有销售税。
8.应付总额
这个数字应该从发票上的其他信息中脱颖而出——它对客户来说是最重要的信息，也是您首先开具发票的原因。
把你的行总数加成一个小计。如果你不收销售税或增值税，这也是你应得的总额。
如果您需要收取销售税，请注明您正在收取的销售税税率，将小计乘以销售税税率，并将结果加到应付总额中。
例如:
- 小计:100美元
- 销售税率:7%
$100 x .07 = $7→此发票的销售税金额
$100 + $7 = $107→此发票总金额(小计+销售税金额)
9.付款条件
在发票上明确说明你们的付款条件。这消除了客户的任何猜测或未说出口的期望。
以下是一些常用的付款方式:
- 净X。从发票日期起X天内付款。这些通常是净7，净30，净60和净90。客户通常会等到这个日期才付款。
- 预付款(PIA)。在你完成他们的订单和完成工作之前，全额付款。
- 预付现金(中央情报局)。与PIA类似，但在您完成订单和完成工作之前，以现金支付。
- 在收到。你希望在客户收到发票时付款，通常是在下一个工作日。
- 月底(EOM)。在开具发票的同一日历月月底前付款。
- 发票后的月15日(15MFI)。在发票日期后的当月15日前付款。
- 50%的预付。在你完成订单和完成工作之前，你要求得到发票总金额的50%。这通常用于较大的订单和项目。
10.付款细节
列出付款细节是使支付供应商和客户发票更容易的好方法。近50%的客户不能使用自己喜欢的支付方式的人将放弃支付过程，所以你的发票的这一部分值得设置和灵活。
11.装货(船)条件
最后，包括你的运输条件，包括谁负责运输费用。
包括有关运输方式、预计交货日期和跟踪信息的详细信息。
如何开发票
有几种方法可以创建发票，包括使用发票软件或手动创建发票。
使用发票软件
有许多可用的发票软件程序，可以让您快速，轻松地创建专业的发票。这些程序通常包括模板，你可以用自己公司的信息和标志进行定制，以及跟踪支付和生成报告等功能。
手动创建发票
要手动创建发票，您将需要使用文字处理或电子表格程序。您可以使用模板或从头创建一个模板。一定要包括上面列出的所有必要成分，并一定要仔细校对你的发票，以确保它是准确和专业的。
创建有效发票的技巧
遵循这些提示，以确保你的发票是容易理解的，并迅速得到付款。
- 发票要一页纸，使用易于阅读的字体。
- 鼓励提前或按时付款。
- 创建一个可以复制和重复使用的发票，以减少重复工作。
- 寻找机会为重复交易开具重复发票。
- 建立一个可以被新订单触发的自动化系统。许多Shopify应用让这变得简单，完全放手。
- 提供各种在线支付方式，如信用卡、借记卡、信用卡、移动支付银行转账和分期付款，银行转账和分期付款。
发票的功能
发票是你的支柱现金流库存跟踪和商业会计。它们在一个页面上包含了关于销售的所有重要信息:
- 你销售的产品和它们各自的成本
- 总额及销售税
- 客户的信息
- 你的联系方式
- 付款条件
- 交货的细节
然而，使用发票还有其他原因。
收集付款
发票使你得到付款-简单明了。它们概述了你的发票付款条款(如收到或月底)，这有助于你预测你的现金流，并围绕它计划活动和支出。
跟踪销售
发票还允许您跟踪销售情况，包括销售的确切产品和数量，以及在给定时期内的销售数量。这有助于了解你的营销活动对你的销售的影响，以及为下一阶段做计划。ob欧宝娱乐app下载地址
会计及税务用途
发票在你的簿记中起着至关重要的作用。他们帮助你跟踪你的商店的收入税收的目的，因为每张发票都是税务文件。
业务分析
分析发票可以更好地帮助您预估需求为您的商店特定的季节或基于每年的趋势。这也意味着你可以跟踪和调整库存为了改善现金流，避免库存过剩或流行产品告罄。
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