采购:它是什么以及如何创建您自己的过程

采购专家是万事通。

他们识别和评估供应商，谈判合同，获得货物和服务，同时最小化成本和最大化利润为企业。

如果处理得当，采购可以极大地改善您的业务。这是一项具有挑战性的工作，需要应对过时的技术、不准确的数据和供应商问题。作为供应链问题恶化在美国，新的采购挑战出现了。以下是你需要知道的关于精简采购流程和为自己的可持续成功做准备的一切。

什么是采购?

采购产品、服务或材料的行为涉及与第三方确定和谈判条款。在大多数情况下，这是通过竞争性招标过程来完成的。采购通常被定义为购买的行为。

采购和采购的区别

虽然采购和采购通常是同义词，但它们有重要的区别。采购一词是指订购货物和服务的行为。创造和实现采购订单以及安排购买付款都属于这一类。

采购过程可能包括:

• 批准支出申请。
• 发布采购订单。
• 接受和核实货物和服务。
• 为采购制作包装单。
• 处理供应商的付款。

采购的重要性

因此，采购是采购的一个方面，采购是指公司的整个采购过程。正如上面所描述的，它包括商品、服务和财产的购买，它还包括战略规划。以下是采购的一些好处。

提高盈利能力

盈利能力和采购是密切相关的。一个公司的很大一部分费用都花在了供应链管理上。

第一年，零售企业支出31%仅仅是原材料，库存和供应商的预算。

通过谈判和创造供应商关系在美国，采购经理可以帮助降低成本。它们也可以缓解尾花问题当你有太多的供应商，错过了批量折扣时，就会出现这种情况。

识别效率低下

除了成本和利润，采购专家还关注速度。低效的供应链会减慢你的生意并削减利润。通过对采购流程的清晰理解，您可以识别阻碍因素并提高效率。

例如，如果您目前使用的是纸张和电子表格，则可能需要升级到现代软件解决方案。也许你正在与供应商合作，他们并没有真正为你的成功投资，而不是探索其他更实惠的替代品。

请一位采购专家来帮助你关注细节，在小问题变成大问题之前解决它们。

找到合适的供应商

如上所述，学习如何采购产品和服务可以使你更容易找到可以为你提供价格有竞争力的产品和服务的供应商。无论你是采购原材料还是制成品，过程都是一样的。

当你需要一个关键的供应商时，这是特别重要的，比如你最受欢迎的产品线的面料供应商。采购过程可以帮助您以合适的价格找到合适的供应商。

当你在发展商业业务时，在正确的时间、正确的地点提供正确的产品是至关重要的，这样你就不会错过一次大减价。

Jay继续说道:“选择供应商是一件很重要的事情，因为它能让你的产品满足客户的期望，并保持长期的盈利。良好的供应商关系往往是保持竞争力的关键。”

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采购类型

• 直接采购
• 间接采购
• 服务采购

让我们仔细研究一下这些不同类型的采购，以了解更多信息。

直接采购

购买与公司最终产品直接相关的原材料、机械和批发项目被称为直接采购。合同供应商和采购干事在这一过程中发挥着最突出的作用。

间接采购

间接采购是指不直接影响最终产品或公司底线的商品采购。这些采购，如办公用品，对保持业务的平稳运行很重要。

小公司的办公室经理可能被指派进行间接采购活动，而对于大公司，可能会聘请设施管理公司监督这些采购。

服务采购

在服务采购中，公司识别、分析并采购其所需的不同类型的服务。作为一个企业，为了能够有效地运营，您可能需要各种各样的服务，包括律师事务所、承包商、现场保安和其他以人为本的服务。

采购如何运作

采购有几个步骤。确定产品或服务的需求是第一步。随后与供应商评估和谈判条款和成本。之后，您购买和接收产品。小型企业可能会聘请外部采购经理来处理这一过程。

采购经理负责:

• 采购活动。
• 供应商谈判和管理。
• 选择产品和服务。
• 购买授权。
• 接受产品和服务。

一个好的采购策略可以完成许多事情。例如，公司可以在谈判条款和定价时节省资金。它还可以确保供应商是高效的、可靠的和准时的。

采购阶段

1. 采购阶段
2. 采购阶段
3. 付款阶段

采购阶段

采购从采购开始。这包括识别和评估供应商选择适合公司的人才。这个阶段需要你:

• 定义对产品、材料或服务的需求。
• 研究市场。ob欧宝娱乐app下载地址
• 运行源事件。
• 审核供应商。
• 谈判合同。

采购阶段

正如我们上面提到的，采购包括购买商品和服务。这是采购过程中的交易部分，重点是获得公司需要的东西。

付款阶段

应收帐款通过三方匹配确保订单和发票的准确性。发票批准后，即可办理付款。把一切记录下来是很重要的发票、订单和付款，以便在以后进行比较和分析。

采购过程中的步骤

• 识别商品和服务
• 提交采购请求
• 评估供应商
• 谈判的条件
• 创建采购订单
• 收到货物
• 三方匹配
• 批准的发票
• 记录

采购流程中有许多步骤，因此让我们检查每一个步骤，以帮助您顺利地执行流程。

识别商品和服务

企业必须做的第一件事是确定其对特定项目或服务的需求。这方面的例子可能是为公司购买一件以前没有购买过的全新产品，重新储存现有的商品，或者更新订阅。

你需要确定具体的需求，比如:

• 技术规格
• 材料
• 零件编号
• 服务的特点

在采购过程的这个阶段，与所有受采购决定影响的部门进行沟通，以确保满足每个人的需求。

提交采购请求

接下来，需要采购新供应品或服务的个人提出正式的购买请求。也称为“采购申请”，采购申请被发送给部门经理或采购团队。它包含如下规范:

• 价格
• 时间框架
• 数量
• 其他重要信息

审查购买请求的人可以接受或拒绝它。如果获得批准，团队可以继续选择供应商。

评估供应商

一旦你的团队达成了协议，你就可以寻找可以提供材料、产品或服务的供应商。您需要考虑的供应商越多，供应商选择过程的范围就应该越广。考虑每个供应商的以下情况:

• 成本
• 速度
• 质量
• 可靠性
• 声誉

例如，您可能希望与遵循可持续和环境友好准则的供应商合作。你需要核实每个供应商的说法，看看它们是否合适。

并不是所有的供应商都符合您的最低要求，团队必须决定联系哪些供应商以获得更多信息。为那些选定的供应商创建一个信息请求(RFI)，然后根据他们的响应创建一个候选列表。

谈判的条件

在做出购买决定之前，从供应商那里获得至少三份报价。你可以在合适的地方协商报价。准备好备用供应商，以防你无法按照你的候选名单继续工作。一旦你们达成一致，就把最后的条款写下来。

创建采购订单

完成一个采购订单，该订单定义了产品或服务的价格、规格和其他条款和条件。签订合同后，将采购订单发送给供应商。

收到货物

交货时，在接受产品前检查。确保货物符合质量标准(没有损坏或遗漏的元素)，并与采购订单相符。如果产品不符合标准，你们可以退货。

三方匹配

在发票被批准支付之前，它将与采购订单、发票和货物收据进行比较，以确保它们匹配，称为“三方匹配”。支付发票的部分或全部取决于三方匹配。

批准的发票

当上述项目匹配时，将批准供应商的发票付款。建立一致的发票支付流程，以便及时、可靠地支付。这将减少滞纳金，并加强您与供应商的关系。

记录

采购过程的所有方面都应该记录在案，从采购请求到价格谈判、发票和收据。文档在很多方面都是有益的。除了帮助公司以较好的价格订购未来的货物外，他们还帮助审计和税务计算。拥有清晰、全面的记录也有助于解决纠纷。

采购技巧及策略

• 采购软件
• 雇佣一名采购经理
• 做好勤奋的记录
• 统一库存管理

采购软件

技术可以帮助零售商管理采购和减少开支加工成本降低30%．有了采购软件，您可以:

• 委托权限
• 建立审批标准
• 设定消费限额
• 标记任何违反策略的行为

经理在批准请求之前可以审查支出对预算的影响。了解支出对预算的影响可以有效地进行成本管理。

采购和费用报告应该透明和负责。骗子通过审计跟踪、审批流程和问责机制阻止非法采购行为。

雇佣一名采购经理

采购经理为他们的组织采购产品和服务。根据公司的预算和必要的供应，他们制定一个采购策略，然后找到合适的供应商。他们也为你的商店谈判好交易和加强供应商关系。

根据Indeed的数据，采购经理的一般工资是每小时27.81美元．

你可以在Indeed上发布招聘信息，为你的采购经理职位寻找合格的候选人。

做好勤奋的记录

维持一个有效的采购过程需要保持记录。从投标前到付款，零售商必须对整个过程保持准确的记录。您还应该使它们易于被审核人员访问。

确保你保留每一步的记录，包括邀请文件、选择过程、谈判和协议。在此过程中，记录来自各方(如采购经理和批准人)的所有相关通信。

通过查看你的记录，你应该能够从头开始复述故事。

统一库存管理

成功的零售商通过管理他们的库存，确保他们在正确的时间有足够的库存在正确的地方。拥有适当数量的库存是有效的关键库存管理．库存过剩是危险的，库存耗尽也是危险的。

随着业务的增长，库存管理变得更加复杂。供应链问题和不断变化的需求会影响你采购的供应商和供应商。

使用Shopify POS，您可以在同一个后台办公室管理零售和仓库库存。当你在商店或网上接收、出售、退货或交换产品时，Shopify的库存会自动更新——没有必要调和手动．

在Shopify App Store上，商家可以从一系列库存管理应用程序中进行选择。其中包括:

• Shopventory
• 健壮结实的

优化采购流程

很明显，采购是你不能忽视的事情。尽你所能建立一个系统，降低成本，建立可持续的供应商关系。

记住，这是一个持续的过程。有时供应商会关闭或不再为你服务。没关系。有了采购策略，您就可以继续与最能满足您公司需求的供应商合作。