发票是一份详细记录卖方(即您和客户)之间交易的文件。
发票在你和你的客户之间建立了一种协议，确保你能从你销售的产品中得到报酬。每张发票都列出了你销售的产品和数量、时间、价格和付款期限。
本指南将向您介绍什么是发票，为什么需要发票，发票中应包括哪些内容，以及如何使发票流程变得简单和精简。
什么是发票?
发票是一份详细记录企业和客户之间每笔交易的文件。它确认并记录客户购买的产品以及他们同意为这些产品支付的金额。
它们也很实用，因为它们在一个页面上包含了所有关于销售的重要信息:
- 你销售的产品和它们各自的成本
- 总金额及销售税
- 您和客户的信息
- 付款条件
- 交货的细节
发票的用途是什么?
要求及时付款并跟踪销售
发票能让你得到报酬——简单明了。它们列出了你的付款条件(比如在收到或月底之前)，这可以帮助你预测你的现金流，并计划与之相关的活动和费用。
发票还允许您跟踪销售，包括确切的产品和销售金额，以及您在给定期间的销售数量。这对于了解营销活动对销售的影响以及下一阶段的计划非常有用。ob欧宝娱乐app下载地址
税收的目的
发票在记帐中起着至关重要的作用。他们帮助你跟踪你的商店的收入税收的目的，因为每张发票都是一份税务文件。
您需要存储您开具的发票，以显示您的业务获得的收入，以及根据您开具发票的客户所在的州或国家收取的销售税。
业务数据和分析
当你详细记录你销售的产品时，你可以更好地预估需求为您的商店特定的季节或基于年度趋势。当你知道接下来会发生什么时，你可以更好地为你的商店做准备布局、晋升;以及工作人员安排．
这也意味着你可以跟踪和调整你的库存改善现金流，避免库存过剩或流行产品售罄。
专家提示:集再订购点在Shopify管理中获取低库存通知，并确保您有足够的前置时间在数量降至零之前补充产品库存。
发票与账单和采购订单有何不同
您可能遇到过其他表示商业交易记录的术语，包括帐单和汇票采购订单．以下是它们与发票的不同之处。
发票与账单
发票的作用是要求将来付款。当你开出发票时，客户会在接下来的几天或几周内向你付款。
账单记录了一笔顾客立即付款的交易。与通常有详细付款条件和其他信息的发票不同，账单只是对当前到期付款的简单说明。
发票与采购订单
当您销售了一件产品并想要请求付款时，您将开具发票。采购订单的工作方式正好相反;它详细描述了买家在某个价格点想要购买的商品。
作为一个企业，当您向供应商订购大量产品时，您会发出采购订单。这在您的公司建立了一个审批流程，并定义了订单的价格和计划交付。
如果买家向您下了大量订单，您也可以收到包含相同信息的采购订单。
发票都包括什么?
您的发票格式将取决于您的簿记需求、当地法规和您经营的商店类型。
以下是在创建发票模板时应该牢记的元素:
1.发票的术语
首先，确保在文件的顶部包含“发票”一词。使其易于查看，并且不会与其他文档混淆，例如采购订单或贷方票据。
这不仅是出于实际原因，也是大多数国家企业的法律义务。
2.唯一的发票号码
每张发票都应该有自己独特的编号，你的记账系统应该记录使用的编号。您的客户将使用您的发票号码来跟踪他们的付款情况。
按顺序为发票分配数字，从最低的数字(例如1或0001)开始，并为后面的每个发票分配OB欧宝娱乐APP下一个数字。
您也可以在您唯一的发票号码中使用字母，以方便分类和清晰。
3.贵公司信息
每张发票上都需要你的商业信息:公司名称、地址、电话号码和电子邮件地址。如果你有增值税识别码，请附上，它适用于交易。这应该位于发票的顶部。
这些细节还可以帮助您的客户在文件中保存正确的信息。
4.客户信息
客户信息也出现在发票的顶部，反映了公司信息的格式。包括客户姓名、账单地址、送货地址(如果与账单地址不同)、电话号码和电子邮件地址。
5.发票日期
发票创建日期至关重要。它通常决定到期日，并指出是否发票过期，需要你跟进。
6.所售产品的名称和说明
这是你的发票的主要部分，因为它构成了到期的总金额，并表明你的客户向你订购的产品。
每种独特类型的产品(例如，所选颜色和尺寸的组合)在发票中都有自己的行。每行项目也应该有这些列:
- 描述。添加简短的产品描述和/或产品的SKU号。
- 数量。指定客户订购的产品的数量。
- 单价。一单位产品的价格。
- 行总。单价乘以数量。
7.销售税
销售税取决于你所在的州和你作为零售企业销售的产品类型。一旦你决定你是否需要收取销售税和多少，你需要把它包括在你的发票。
这是一个定期更新的表格每个州的销售税税率。
8.应付总额
这个数字应该从发票上的其他信息中脱颖而出——它是客户最重要的信息，也是你开发票的首要原因。
把你的行合计合计成小计金额。如果你不收取销售税或增值税，这也是你的总应付金额。
如果您需要收取销售税，请指出您收取的销售税税率，将小计乘以销售税税率，并将结果与应付总额相加。
例如:
- 小计:100美元
- 销售税税率:7%
$100 x .07 = $7→这张发票的销售税金额
$100 + $7 = $107→这张发票的总金额(小计+销售税金额)
9.付款条件
在发票上要写明你们的付款条件。这消除了客户的任何猜测或未说出口的期望。
以下是一些常用的付款方式:
- 净X。自发票之日起X天内付款。最常见的是Net 7、Net 30、Net 60和Net 90。客户通常会等到这个日期才付款。
- 提前付款(PIA)。在你完成订单并完成工作之前全额付款。
- 预付现金(CIA)。与PIA类似，但付款是在您履行订单和完成工作之前以现金支付的。
- 在收到。当客户收到发票时，您期望付款，通常是下一个工作日。
- 月末(EOM)在开具发票的同一日历月的月底之前付款。
- 发票(15MFI)后的第15个月。付款日期为发票日期后的第15个月。
- 50%的预付。在你完成订单和完成工作之前，你要求得到发票总额的50%。这通常用于较大的订单和项目。
10.付款细节
列出付款细节是使付款更容易的好方法。近50%的客户那些不能使用他们喜欢的付款方式的人会放弃购买，所以你的发票的这一部分值得设置和灵活。
11.装货(船)条件
最后，包括你的运输条款，包括谁负责运输费用。
包括有关运输方法、预计交货日期和跟踪信息的详细信息。
免费发票生成器:使计费和收款更容易
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OB欧宝娱乐APP开始生成发票发票的种类
重复的发票
定期发票是指定期向客户发出重复交易的发票。一些例子包括订阅框服务或年交付订阅之类的ASOS提供的．
形式发票
形式发票显示货物的价格，并记录卖方交付货物的承诺。它是提前发放的，允许买家计划购买，并在购买前计算海关费用。
时间表发票
时间表发票是按小时收费的。它包括工作时数和每小时的费用，以构成总发票金额。
信贷发票
信用发票是当你需要给客户退款或折扣时开具的，通常是当客户付款时返回．它也被称为信用票据或信用备忘录。这张发票与以前的发票相反。
借项发票
借方发票通知买方他们当前的债务义务。它也被称为借方票据。当你需要增加客户欠你的金额时，它就会被发行。例如，他们订购了产品并收到了您的发票，但后来将订单更改为更高的金额。
商业发票
商业发票对国际销售至关重要。用于产品跨境出口时的报关和报关费用计算。
商业发票需要列出卖方和买方的详细联系方式、包裹的内容及其价值、尺寸和重量、原产国、出口原因、订单日期和发件人的签名。
临时发票
中期发票是在大型项目期间为里程碑发放的。它们作为进度付款，使卖方和买方都能更好地管理他们的现金流。
过期发票
过期发票是指未按时付款的发票。逾期发票会对你的现金流产生巨大的负面影响，从而影响到你的业务。你支付员工、租金和供应商的能力。
护圈发票
保留发票是为了收取产品或服务的预付款而开具的。这是存款发票的一种形式，允许您确认客户的承诺。
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写发票的技巧
遵循这些提示，以确保您的发票易于理解，并迅速获得付款。
清晰发票的展示技巧
你的发票应该限制在一页以内;唯一的例外是，如果订单中有一长串单页无法容纳的物品。一页纸就足够列出所有公司和客户的详细信息，以及产品细节和付款/运输条款。
确保所有的文字都易于阅读。字体大小不能太小，白色背景上的黑色文字最清晰易读。
你的商品名称和描述应该便于客户识别，并与他们订购的产品联系起来。
最后，确保你的发票上有你的标志和颜色。这将使它成为你的客户与你的整体体验的一部分。
发票是加强品牌的潜在机会，许多成功的企业都充分利用了这一点。考虑将功能与风格结合起来，创建漂亮的、与品牌相关的文档，成为开箱体验中令人愉快的一部分。包括你的公司标志，你在产品包装和网站上使用的字体，并确保所有的颜色都与你常用的调色板相匹配。
鼓励按时或提前付款
客户有时需要催促才能按时支付发票。如果你想鼓励快速付费，这里有一些模式可以帮助你做到这一点:
- 按时付款，避免滞纳金。让你的客户明白，在你的发票到期后付款会有滞纳金(通常在5%左右)。
- 早点付款，享受折扣。你可以设定净30天付款条件，但奖励那些在10天内付款的客户2%的折扣。这个例子被称为2/10净额30的付款条件。
尽可能自动化
通过从流程中删除尽可能多的手工工作，使发票简单明了。
以下是一些自动化发票的方法:
- 使用模板。当您建立一个发票系统时，创建一个您可以复制和重用的发票，以尽量减少重复工作和出错的机会。我们的发票发电机是一个很好的工具。
- 反复出现的发票。寻找机会为重复交易开具循环发票。没有必要每次都创建相同的发票。
- 自动生成发票。建立一个可以由新订单触发的自动化系统。许多Shopify应用让它变得简单，完全放手。
- 自动跟踪发票。不要让发票到期后还没付。定期跟进，直到付款——许多工具可以让你设置自动提醒，但你也可以安排定期检查发票，以避免记住。
方便付款
正如我们在付款细节部分所提到的，灵活的付款条件和方式是值得的。从网上支付到分期付款在美国，客户会喜欢从一系列选项中进行选择的能力。
考虑以下支付方式:
- 现金。它简单、方便，而且不收费。一些顾客更喜欢这种方式，包括那些在实体店提货的顾客。
- 信用卡和借记卡。许多客户只使用卡来支付产品和服务，并且卡付款立即进入您的帐户。
- 移动和智能手机支付。又快又实用。
- 贝宝。直接快捷地存入您的账户。
- 银行转账。顾客可以在方便的时候付款，而不必携带现金。
- 分期付款。让顾客分期付款，而不是一次性付清。
发票的例子
这是发票示例上面提到的所有关键元素和设计技巧:
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