欢迎来到Ask Shopify，这是一个系列节目，电子商务专家将在此为试图开设、建设和扩大商店的店主解决实际问题和挑战。我们在这里为您的商店提供方方面面的帮助，从市场营销到人力资源到会计。ob欧宝娱乐app下载地址
我们是谁?我们是Shopify内外的电子商务专家。我们的团队整天沉浸在电子商务的世界中(有时他们自己也经营商店!)，我们的Shopify专家团队，以及我们惊人的客户，我们可以获得世界级的专业知识，现在你也可以了。所以让我们深入挖掘并回答你的问题，因为它们是很好的问题。
问题:
“我想知道如何从每日、每月、每季度和每年的角度进行电子商务记账。我是新手，没钱请别人。但如果我能理解这个过程，我就能做到，没问题。”
答:
了解和跟踪企业的财务状况是拥有一家企业的重要组成部分。这就是为什么记账是你在经营企业时必须学习或外包的东西。
幸运的是，你不仅可以学会如何管理自己的书籍，而且自己管理也有一些显著的好处。
我们采访了两位专家，帮助你自己管理财务:查理·阿什伯恩，Shopify的内部会计师，过去曾为企业家们处理过会计问题;希娜·布雷迪，Shopify Plus的商业成功经理，她也经营着一家成功的企业。梳理茶并建立了一个系统来管理她的业务。
在最高的层面上，他们推荐了一些你可以每天、每周和每月做的事情，以保持你的书籍处于最佳状态。
你每天应该做什么?
在日常生活中，你需要记住的一件事就是收据。
为你的业务中发生的任何事情留下书面记录，这可能意味着保留你与新供应商的咖啡会议的收据，或者收藏你最新一轮数字广告的电子邮件收据。
保留这些记录的原因很简单。为了获得申请合法业务费用的全部税收优惠，你需要能够支持他们。
查理说:“如果你没有足够的支持，你的税收抵免和可扣除费用都可能被拒，如果你真的有资格获得它们，那么在纳税时可能会受到很大的打击。”
所以你每天的记账任务就是要确保你有计划地记录收据、发票和相关的电子邮件。您希望这些文档易于访问，这样处理它们就不需要花费大量的时间或精力。
对于收据和发票，你可以在办公室设置一个特定的文件夹，把它们放在里面。当谈到电子邮件时，如果你倾向于从特定的发件人(你的软件供应商，数字广告等)那里收到它们，你可以在收件箱中设置一个简单的规则，将它们都汇集到一个名为“收据和发票”的文件夹中。
你甚至可以创建一个简单的待办事项列表来处理这个过程，这就是Sheena为挑逗茶所做的。
“只要有发票或收据通过电子邮件发给我们，我就会把附件上传到谷歌Drive，按月分类的发票文件夹中。这意味着我几乎不需要打印、归档或存储任何这些信息，这本身就节省了大量时间。”
你每周应该做什么?
记账不应该成为你每周待办事项清单上的一项大任务。你每周应该关注两件关键的事情:你的现金流和可变支出，尤其是当它们是全新的时候。
关注你的现金流
你在银行有存款吗?有多少?这些钱需要用来做什么?这就是你所关注的现金流。
“除了收入和费用，最关键的是管理你的现金和现金流。通常有一种误解，认为如果你有多少收入，你就有多少现金，但事实并非如此。”Charlie说。
在日常生活中，你可能需要决定什么时候买东西，或者在你的生意上花多少钱。了解你手头有多少现金，以及这些现金还需要支付哪些费用，是管理你的账簿和业务的关键部分。
留意新的或可变的开支
大多数时候，查看和审查你的支出是一项每月的任务。但如果你有任何新的支出或可变支出，你会想要密切关注它们，以确保它们与预期相符。
查理建议:“ob欧宝娱乐app下载地址以营销费用为例:如果你最近分配了预算来运行付费广告，而且预算每天都在波动，你应该密切关注它，直到你对这种行为感到满意为止。”
毕竟，如果有办法在月底之前评估新的计划和费用，你就可以更快地做出明智的决定。
每个月你应该做什么?
如果你和簿记员一起工作，你可能每个月都要和他们联系，检查你的账簿。作为一个diy者，你应该制定一个计划，每月花一些时间坐下来整理你的账本。
获取业务快照
在每个月的基础上，你应该把你的业务作为一个整体来看待，了解事情是如何发展的，并对大局有一个感觉。
“在月底，你要确保你把所有的支出都记在账上，然后再看看你的销售额、支出、收入和整体的现金状况。你还要确保你对公司的关键领域感兴趣。”Charlie说。
这个回顾是一个很好的时间来关注你每个月看到的趋势，并从财务的角度考虑你将如何处理即将到来的一个月。你也可以特别关注任何新的项目、活动或运营变化，看看它是否影响了你的销售、支出或两者。
注意开支
除了每天需要做记录和每周检查之外，每月的回顾也是一个很好的时间来更有战略地考虑费用如何适合你的业务。
“即使我们的销售表现很好，我也会认真考虑费用问题。在商业中，盈利能力是一个很大的成功指标，通过分析你的支出并创造性地找到降低它们的方法，你通常可以创造意想不到的利润。”
“去年，我看了看我们卖的一款很受欢迎的茶具，做了一些调查。我问我们的供应商是否有折扣的空间，基于我们的历史和我对制造商的了解。他能够降低我们的单位成本，仅去年一年，我们就在这个问题上节省了5000多美元。”
保持组织
如果有一个cliché每个不是秘密会计的企业家都能认同，那就是“装满收据的鞋盒”。当然，你的梦想是把鞋盒交给会计或簿记员，他们能弄清楚这一切，但你也有办法自己处理鞋盒。
在你每月的检查中，检查你的电子邮件，谷歌驱动器文件，或者你的鞋盒中所有存储的收据。把它们按费用类别分类，既可以让你在纳税季有条理，也可以看看你在库存订单和广告上的实际支出。
进一步阅读:8个小企业会计工具帮助你管理你的财务
根据你需要了解的情况进行调整
没有两种业务是相同的，虽然每个业务都有基本原理，但您独特的收入和费用组合可能会导致与其他人略有不同的簿记需求。
“我曾经根据订单来评价我的书。每一份送来的订单，我都会确保它被记录下来，并通过簿记软件进行跟踪。事实证明，这是不必要的。对于我们的业务来说，对我们的评论来说，重要的是每月的总销量。”
如果您正在记录用于税务目的所需的一切，并且您正在获得有关业务战略决策所需的信息，那么您可以选择简化对这两件事都不重要的流程。
读懂你的书是一笔好生意
无论你是自己管理你的账簿，还是决定最好雇佣一个簿记员，了解资金是如何流经你的企业的，这都是一笔好生意。
“掌握适当的数据，了解自己的情况、推动收入的因素，以及可以在哪些方面削减成本，这些都是至关重要的。拥有可靠的决策数据可以让你在未来取得更好的成功，”查理说。
作为一个自己做簿记员，你有第一手的知识和访问所有的数字，这让你在一个强大的地方，对下一步做出明智的决定。虽然在你的书中获得专家的帮助和建议是有价值的，但要确保你永远不会失去对数字的坚实理解，无论你的日常管理是谁。