采购订单是一份正式的文件，其中您的零售商店承诺从供应商购买商品。它包括买方和卖方的名称、他们的公司信息以及所购买的产品数量。
提前订购库存是很有诱惑力的以防万一你出卖了自己。但企业仍然按兵不动价值1.35美元的库存对于每一美元的销售额来说——这种膨胀有很多原因。其中之一是无法跟踪你向供应商下的订单，导致你的库存水平很高，仓储成本也很高。
使用采购订单系统有助于缓解这个问题。你就能更好地做到预估需求并订购未来库存，改善现金流，并防止在整个订单过程中出现任何订单错误。以下是如何在你的零售店使用它们。
什么是采购订单?
当使用采购订单(PO)时，您的零售商店承诺从客户那里购买产品供应商或供应商．如果你的服装pos店例如，从制造商那里采购500件t恤，你会给他们发订单。这是你从供应商那里购买一定数量库存的承诺。
虽然这听起来像是订购过程中的另一个不必要的步骤，但为您即将购买的商品创建PO有助于跟踪即将到来的库存。您不仅可以知道您从每个供应商订购的SKU数量，而且还可以使用您的PO信息来了解现金流．你的未付款订单总额是你承诺在未来几个月支付给供应商的钱。
供应商还使用PO将事情安排到位，以便能够在特定日期交付买方订购的货物的质量和数量。
采购订单和发票之间的差异
采购订单是一份法律文件，它表明你承诺根据商定的时间表支付一定的价格来换取商品或服务。
发票，是继PO之后的一个单独的文件。这是供应商正式要求为po中列出的商品或服务付款的地方——通常是在它们已经完成、制造或运输的时候。
此发票包含付款详细信息(例如供应商的银行信息或通过信用卡付款的链接)、与之相关的采购订单号及其到期日(通常在收到后或30天内)。
采购订单是什么样的?
采购订单里有什么?
每个采购订单都需要以下信息:
- 订单日期
- 订单数量
- 交货日期
- 送货方式
- 买家信息(公司名称，邮箱地址，收货地址)
- 供应商信息(公司名称、电子邮件地址和账单地址)
- 订购的物品(SKU或物品编号、描述、物品数量和价格)
- 总价
- 税务信息
采购订单示例
下面是零售商店PO的示例。该文件概述了供应商的信息、订购的项目、数量和运输条款。
采购订单模板
需要帮助创建您自己的PO?使用Shopify的免费服务采购订单模板．输入所需的信息(包括您的商店地址、供应商公司信息和订购的商品)，以便将电子采购订单直接发送到您的电子邮件地址，以便转发给供应商。
采购订单是如何工作的?
采购订单流程
考虑在您的零售店使用采购订单吗?以下是订单流程。
- 你决定购买新的库存。
- 你起草一份购买订单，说明你想购买的产品、数量、交货日期和你的预算。
- 您将PO发送给理想的供应商。
- 供应商接受完成PO中列出的订单(如果他们无法完成，则取消订单)。
- 供应商根据您的购买订单细节创建包装单，并通过制造和运输到您的商店来完成订单。发货包上有PO号，这样你就知道什么时候到货了。
- 供应商将PO转换为发票。
- 你根据发票上的付款条款向供应商付款。
谁发出采购订单?
买方负责发出采购订单。例如，如果您正在为零售商店订购库存，那么创建PO就是您的工作。如果你正在为另一家公司完成订单，他们的工作就是签发订单。
根据你商店的大小，你可能有一个财务部门，采购部门，或应付账款团队来签发POs。如果没有，通常由店主或店长负责。
谁批准采购订单?
供应商(制造商、承包商或其他)负责批准采购订单。例如，如果您已经为您从供应商订购的库存发出了PO，那么他们的工作就是批准它。
一旦批准，订单就成为具有法律约束力的合同。您正式承诺为采购订单中列出的商品向供应商付款。
如何跟踪采购订单
有多种方法可以跟踪采购订单。Excel电子表格通常是刚刚掌握它们的企业的首选。唯一的问题是什么?它们很笨重、令人困惑，而且很快就会变得不准确——尤其是当您忘记在订单发出、批准或转换为发票后更新电子表格时。
抛弃电子表格，使用订单管理系统。应用程序等健壮结实的与您的Shopify商店同步，以便您可以从后台办公室创建和跟踪POs。
上传与您合作的每个供应商的公司信息。当您需要创建一个新的PO时，选择供应商。Stocky将创建一个预先填写联系信息的PO。只需复制并粘贴订单的条款——订购的项目、数量和交货日期。
最棒的是什么?你永远不会陷入困境，也不会在不知不觉中超支。使用PO报告仪表板实时查看您欠每个供应商多少钱。
专家提示:不知道从供应商那里订购多少库存?使用Shopify的商家POS可以使用Stocky的需求预测功能该公司使用历史销售数据来建议重新订购哪些产品和数量。
使用采购订单的好处
跟踪订单
库存补充计划是困难的，特别是如果你有大量的库存sku．“我忘记为下个月补充库存了吗?”当你在车间里转来转去时，这个问题可能会在你的脑海中盘旋。
太晚补充就有风险了畅销货快卖完了．如果做得太早，你就会在仓库里留下太多的产品。两者都是代价高昂的错误。
专家提示:为防止缺货，设置再订购点在Shopify管理得到低库存通知。这可以确保你有足够的提前时间在产品数量为零之前补充库存。
然而，使用采购订单系统显示所有即将到来的订单，所以你确切地知道你支付了什么费用以及你订购了哪些项目。在Stocky内部，PO报告详细信息如下:
- 你发订单的那个供应商
- 总成本
- 您订购的产品
- 他们什么时候到
- 你是否支付了供应商提供的发票
您甚至可以在Stocky中为每个供应商设置库存水平限制。例如，如果您尝试为80个项目创建一个PO，但您的供应商有100个最低订单要求，则PO将更新以反映这一点。不需要来回延迟。
避免重复
你的同事下了下个月库存的订单了吗?通过在您的购买过程中实现PO，只需查看您的PO系统就会显示答案-防止您两次购买相同的商品。
防止订单错误
如果你是通过电话下订单，那么某些事情被误解或误听只是时间问题。制造商认为你订购了90件t恤，而事实上，你说你需要19件。你收到了一个巨大的订单，并收到了一张昂贵的发票。
根据丹尼尔卡特，SEO经理Skuuudle“为了准确地解释所有的采购事实，采购订单准确地记录了您订购的产品和价格。这种类型的文书工作可以保护您避免任何订购错误，例如有人误解了通过电话完成的订单。
当在订购或应该订购的产品方面存在分歧时，您的团队可以参考POs。有了这些文档，您将成为解决内部错误以及您与供应商之间出现的问题的宝贵工具。
法律文件
一旦订单被供应商批准，您就有法律义务支付他们所包含产品的详细金额。虽然这听起来可能很可怕，但这对卖家来说是有利的，因为你可以在不立即付款的情况下订购新商品。现金流立即好转。你有一个更长的周期来产生足够的利润来支付未来的股票。
同样的法律保护也适用于您向其发送POs的供应商。他们有信心为你的商店提供你订购的产品，因为他们知道发票和付款会随之而来。
提高效率
库存管理是一个耗时的过程。这也是让你的零售店维持运营的活动。没有库存就等于没有东西可卖，总收益为0美元。
采购订单使库存管理过程更加有效。作为PO工作流程的一部分，您将了解库存水平并跟踪从供应商订购的项目的成本。模式会随着时间的推移而出现。
假设在你实施POs之前，你每月下200个单位的订单。有些月你卖完了;其他的你会被困得更久一点。新的订单系统显示现有库存水平与您的新订单数量。所以，如果你发现上个月还剩下150件，就把本月的PO改成50件。你将防止库存膨胀和积累大量的库存，变得越来越难以转移。
支持扩展
作为一家小型零售企业，订购库存可能感觉不太费力。但如果你计划随着客户群的增长而扩大产品线，POs会让这个过程更容易。组织即将到来的订单、防止重复和纠正订单错误的责任并不落在你身上。
使用采购订单和一个系统来组织它们，让你的基础正确。培训新的零售员工如何使用您的采购订单。创建自动生成表现最佳的股票降到某一水平以下。将来，雇佣一个财务部门来批准订单，防止超支。从长远来看，这会让事情变得更容易。
采购订单的类型
标准或一次性采购订单
标准采购订单是最常见的订单类型。它们用于一次性购买。例如，如果您为一家快闪店向供应商订购了500支钢笔，那么您将使用一次性购买订单。
计划采购订单
当您与供应商有重复或定期订单时，将创建计划采购订单。假设你计划从制造商那里购买1200件，但不是一次性购买，而是将它们分成200件的订单，在接下来的六个月里购买。你有6个计划POs。
一揽子采购订单
一揽子采购订单是最模糊的类型。这是买卖双方以交换货物换取付款的协议，但具体细节有待确认。您可以使用一个可信赖的制造商的毛毯PO。
合同采购订单
合同采购订单不一定是正式的采购订单;它不包含任何与所购买产品相关的具体信息。它更像是买方和卖方之间的一份全面协议，明确了未来任何订单的交货、税收和付款条款。另一种类型的po是计划的、一次性的或全面的po。
购买订单是否适合你的零售店?
采购订单可以帮助零售商跟踪收到的订单，进一步提前承诺库存，并防止订单不符。如果你的供应链过程中出现问题，他们还会提供法律文件。
确定您的业务所需的订单类型，然后使用像Stocky这样的采购订单系统来创建它们。这将使扩大你的零售店更容易，并有助于平衡库存水平。
不用离开POS就可以创建采购订单
使用Shopify，您可以访问Stocky来预测需求，创建购买订单，并管理现金流，而无需离开销售点系统。设置重新订购点，启用低库存警报，创建POs，查看即将支付的欠款，等等。
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